Автор фото – Себастьян Херрманн с сайта https://unsplash.com/.

Уменьшить время работы по заявке с 8 часов до 15 минут возможно с Admin24 – Service Desk

Кейс рассказывает, как оптимизировать работу с заявками от соискателей и инвесторов при помощи Service Desk .

Заказчик проекта: ООО «ПромЛесТорг» – это крупный лесопереработчик с оборотом порядка 750 млн руб./год, который работает на инвестиционном рынке. 

Задачи проекта:

• Сократить временные и ресурсные затраты на обработку заявок на инвестирование.
• Автоматизировать процесс найма персонала и сервисные процессы.
• Создать форму обращения на сайте и в соцсетях.

Решение задач заказчика

Проблемы

Инвесторы подают заявки напрямую в компанию. Нередки были случаи долгой обработки и потери заявок, что влекло за собой уход и недовольство потенциального инвестора.

Региональные особенности и сложности работы в компании приводили к большой текучести кадров. С потоком соискателей работа была не отлажена, с каждым необходимо было провести беседу и выявить квалификацию. Автоматизация процесса сбора сведений на начальном этапе отбора отсутствовала.

Решение

Сервис – деск внедрили и настроили всего за неделю.

Для работы с обращениями от инвесторов была создана специальная форма. Пока ее не внедрили на сайт. Сейчас обращения принимает Telegram бот и отправляет их сотрудникам. Менеджеры сразу получают информацию о поступлении заявки, что позволяет оперативно реагировать на нее и не упускать клиентов. Сервис интегрирован с «Битрикс 24» .

Все параметры, интересующие потенциального инвестора (проценты, платежи, другие условия) рассчитываются автоматически. Клиент получает уведомления по всем этапам прохождения заявки и необходимую документацию для ознакомления и подписания. Общение потенциального инвестора с менеджерами происходит через чат сервис- деска. Управляющему упрощен контроль за процессом, так как он видит всю историю работы с клиентом.

Для найма сотрудников в Service Desk создана специальная форма. Кандидат выбирает вакансию, заполняет данные об опыте, квалификации и контакты. С помощью заполнения формы можно отсеять неподходящих кандидатов на начальном этапе, все данные теперь хранятся в базе.

Результат проекта

Проведена автоматизация двух ключевых процессов для компании – начального отбора персонала и обработки заявок от инвесторов.  Теперь работа с заявкой от инвестора происходит максимально быстро. После ее поступления, менеджер перезванивает через 2 минуты. Время обработки сокращено с 8 часов до 15 минут.

В дальнейшем ООО «ПромЛесТорг» хочет автоматизировать все бизнес – процессы.