Все поставщики программного обеспечения класса Системы электронного документооборота - Marketing Tech

Системы электронного документооборота

По вашему поисковому запросу найдено компаний

Системы электронного документооборота

Системы электронного документооборота как программное обеспечение

Системы электронного документооборота относят к разделу «Офисные приложения» в Классификаторе программ для электронных вычислительных машин и баз данных. Официальное определение Минкомсвязи – «Программное обеспечение, которое должно предоставлять возможность управления различными видами электронных документов, обеспечивать создание, изменение, хранение, передачу, обмен, согласование, в том числе между различными субъектами, поиск документов на протяжении всего их жизненного цикла».

В РФ два официальных определения электронного документа:

  1. В законе об информации, IT и защите информации определение электронного документа раскрывается через понятие информации, зафиксированной в цифровой форме и представленной в человеко-читаемом виде, а также пригодной для обработки в информационных системах и рассылки по глобальным/локальным сетям.
  2. Верховный Суд уточнил, что электронный документ – это такой документ, который изначально был создан и подписан в электронной форме без предварительного составления на бумаге.

Первой задачей систем электронного документооборота (СЭД реже СЭДО) является минимизация количества операций с документами на бумажных и других аналоговых носителях.

Современные СЭД обладают обширным функционалом и связаны с несколькими близкими понятиями:

  • Системы автоматизации делопроизводства и/или документооборота (САД, САДД, САДО) обеспечивают регистрацию входящей/исходящей документации, а также учет вынесенных по ней решений и отчетов об исполнении. В САД заносятся полные реквизиты документов и их содержательная часть, которая может быть представлена в формате электронного документа, текстового/табличного файла или оптической копии (образа, скана) бумажного оригинала. САД хранит данные о делах, к которым относится документ, позволяет находить документы по реквизитам, просматривать их полную историю и переходить к связанной с ними информации, создавать архивы. В ряде случаев САД может считаться улучшенным вариантом традиционной системы документооборота, что особенно актуально для компаний, не прошедших цифровизацию. Зачастую функционал САД является частью возможностей СЭД.
  • Электронный архив или система хранения электронных документов. Некоторые источники упоминают сходное понятие ERMS (electronic record management systems – системам управления записями). Поскольку многие документы организации являются юридически значимыми, т.е. порождают правовые последствия, к ним предъявляются определенные требования по оформлению и содержанию, которые устанавливаются в нормативно-правовых актах: законах, ГОСТ, постановлениях правительства, приказах министерств и ведомств.

Регламентируется не только составление документов, но и правила их хранения, чтобы обеспечивалась достоверность, сохранность и неизменность документов. В частности, в электронный архив передаются только подлинники. Формально скан-копии бумажной документации, находящиеся в файловом хранилище (не считается архивом), на момент написания этих строк, не имеют юридической силы и не заменяют подлинники. Однако есть законодательные инициативы, связанные с решением этой проблемы.

Рассказывая об электронных архивах, имеет смысл упомянуть о ретроконверсии и потоковом сканировании документов, которые поддерживаются многими СЭД. Ретроконверсия – это промышленная технология оцифровки информации на бумажных носителях с формированием базы данных.

  • Электронный документооборот (ЭДО реже СЭДО) – это технология, позволяющая обмениваться юридически значимыми документами с контрагентами и госорганами. В отличие от СЭД, которая отвечает за “внутренние взаимодействия” при работе с документами в организации (включая филиалы и партнерские сети), ЭДО предназначена для обеспечения “внешнего” документооборота.
  • Система управления электронными документами (EDMS – Electronic Document Management System или DMS), название которой иногда переводят как СЭД, хотя есть более подходящий термин СУД. Её основная функция – управление электронной информацией в рамках рабочего процесса организации. В связи с EDMS часто упоминаются Workflow-системы. С их помощью автоматизируются не отдельные виды работ, а бизнес-процессы организации в целом. При этом работа пользователя с документами формализована: установлен порядок заполнения документа сотрудниками, есть сроки и этапы обработки документов, контроль исполнителей, напоминания, анализ эффективности и т.д.
  • Системы управления корпоративными информационными ресурсами (ECM – Enterprise Content Management) – это совокупность программных и технических решений, которая позволяет поддерживать неструктурированную информацию компании, состоящую из различных типов данных, во время всего её жизненного цикла.  Несмотря на то, что в литературе СЭД и ECM довольно часто отождествляются, СЭД можно назвать подсистемой ECM, т.к. документы являются только частью контента, который генерируют компании.
  • Система управления бизнес-процессами (BPM-система или BPMS – Business Process Management System) – это совокупность программного обеспечения, которое предназначено для практической реализации концепции процессного управления бизнесом, а также содержит функционал для моделирования процессов компании и автоматизации их исполнения. BPM-системы позволяют контролировать все этапы работ и быстро вносить улучшения.

В основе BPM-концепции лежит понимание компании как системы взаимосвязанных процессов, такая “декомпозиция” помогает сделать работу бизнеса прозрачной, более предсказуемой и управляемой.

На рынке отчетливо прослеживается восходящий тренд на 2023-2024 годы, заключающийся в сращивании функционала СЭД/ECM и BPM-систем в платформы для цифровой трансформации бизнеса.

Этот тип ПО поможет перейти от работы со структурированными данными, что свойственно СЭД, к созданию разнообразных приложений, объединяющие работу с контентом, данными, бизнес-процессами и аналитикой в едином контуре автоматизации.

Описания близких к СЭД систем приведены в порядке повышения их функциональности и сфокусированы на различных аспектах обращения документов. Обилие наименований и разночтений вызвано тем, что представленные на рынке СЭД программные продукты, имеют длительную историю эволюции и в настоящее время включают в себя функционал для выполнения нескольких типов задач.  Возможности СЭД растут. Добавляются опции, а простые сервисы (приложения) объединяются в цифровые платформы. Таким образом, официальное определение СЭД, данное в Минкомсвязи, подходит для всех вышеупомянутых типов программного обеспечения. Однако сейчас СЭД, помимо всего перечисленного в определении, имеют большое количество дополнительных опций.

В настоящее время в Реестре отечественно ПО зарегистрировано порядка 200 программ, относящихся к системам электронного документооборота. К 2024 году многие юридически значимые документы окончательно утратят бумажные носители и полностью перейдут в электронный формат, что станет драйвером роста для рынка СЭД.

Функционал систем электронного документооборота:

  • Регистрация и внесение данных, а также поддержка бумажного документооборота.
  • Возможности аннотирования документов и совместной работы с ними.
  • Инструменты для коммуникации между сотрудниками.
  • Мониторинг версий и подверсий документов.
  • Работа с файлами различных форматов.
  • Хранение электронных документов и оптических копий бумажных документов.
  • Поиск и анализ информации.
  • Средства автоматизации бизнес-процессов.
  • Разграничение доступа к информации и управление правами пользователей для обеспечения достаточного уровня информационной безопасности.
  • Управление потоками информации (Workflow): определение маршрутов документов внутри организации, контроль за движением, сроками и исполнением документов.
  • Управление проектами и сотрудниками, в том числе постановка задач и контроль их выполнения.
  • Интеграция с прикладным программным обеспечением и внешними информационными системами.

Преимущества использования систем электронного документооборота

Ключевые преимущества программного обеспечения, относящегося к системам электронного документооборота:

  • Снижение затрат на бумагу, обслуживание копировально-множительной техники, оплату почтовых услуг.
  • Уменьшение расходов на хранение архива, т.к. количество бумажных документов сокращается. Оставшиеся незаменимые бумажные документы оцифрованы, а подлинники нужны редко и могут храниться вне офиса.
  • Централизованное хранение документов облегчает поиск нужной информации, позволяет отслеживать все версии документов, избегать дублей, устанавливать порядок и сроки обработки /движения документов.
  • Экономия времени и удобство согласования, корректировки, подписания документов и соответственно уменьшение количества ошибок и повышение производительности труда.
  • Информационная безопасность, т.к. снижается риск утечки информации или ее утраты.
  • Прозрачность делопроизводства и контроль за действиями сотрудников, мониторинг исполнения документов и бизнес-процессов компании.
  • Уменьшение упущенной выгоды за счет своевременного заключения договоров, а также уменьшение пеней, штрафов и неустоек из-за потерянной/ неправильно оформленной/ несвоевременно подписанной документации.

ТОП – 5 ПО «Систем электронного документооборота»

Основные программы представлены в таблице.

ТОП – 5 ПО «Систем электронного документооборота»

№ п/п Наименование Функционал
1 1С: Документооборот 8 Кроссплатформенное программное обеспечение. Относится к типу ECM-систем, сближающихся с BPM. Интегрируется с любыми решениями – у разработчика широкая линейка корпоративного ПО.

Поддерживает работу с договорами на всех этапах жизненного цикла: подготовка, согласование, контролирование возврата переданных экземпляров, учет сопроводительных документов и срока действия, автопродление, исполнение, расторжение. Поддерживает планирование и исполнение проектных задач, подготовку договоров по шаблону, автозаполнение реквизитов, заключение многосторонних договоров, анализ договорной работы.

Предоставляет возможности по управлению документами: учет входящей и исходящей корреспонденции, электронная подпись (простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная).

Потоковое сканирование и штрихкодирование. Архивное хранение и поиск. (У разработчика есть отдельное решение для долговременного хранения бумажных и электронных документов с гарантией юридической значимости на неограниченный срок).

Программа позволяет управлять бизнес-процессами, выстраивая иерархию документов, маршрутизацию и т.д.

Есть функциональный почтовый клиент, учет и планирование рабочего времени, проектный учет и контроль исполнения, инструменты для совместной работы.

2 ELMA365 Многофункциональный кроссплатформенный продукт, включающий BPM и ECM. Последняя состоит из раздела “Номенклатура дел” и приложения типа “Документ”. Обладает стандартным набором функций (создание, просмотр, согласование, маршрутизация и т.д.) Имеет страницы и виджеты. Реализованы бизнес-процессы и сценарии. Можно интегрировать с операторами ЭДО и провайдерами электронной подписи.
3 ДЕЛО Кроссплатформенное комплексное решение, включающее BMP и СЭД. Подходит для бизнеса и госорганов.

Функционал: делопроизводство, подготовка, согласование и управление документами, календарное представление. Реализованы: договорной, юридически значимый и внешний документооборот, постановка задач и контроль исполнения.

Содержит: электронный архив, долговременное хранение документов, отчеты и аналитику. Есть инструменты для управления: замещением должностей, автоматизацией закупок, заседаниями/совещаниями, проектами/портфелями проектов, электронной очередью.

Интегрируется с офисными пакетами, поддерживает форматы обмена данными, имеет документированный API-интерфейс.

4 Первая форма BPM, в состав которой входит СЭД. Предназначена для интеграции всех процессов и подразделений компании.

Содержит инструментарий для настройки разнообразных бизнес-процессов. Реализованы: юридически значимый и защищенный документооборот, визирование и согласование, электронный архив, постановка задач подразделениям и отдельным сотрудникам, контроль сроков, система напоминаний и календарь, планирование нагрузки сотрудников и подбор исполнителей. Позволяет оценивать эффективность работы каждого сотрудника и делать план-фактный анализ.

Поддерживает функционал, связанный с проектами  и продажами. Есть инструменты для совместной работы, корпоративный портал, средства внутренней коммуникации и почтовый клиент. Есть расширенные возможности интеграции и администрирования, мобильное приложение.

5 ЛОГИКА Масштабируемая ECM-платформа, включающая СЭД и объединенная с BMP. Представляет собой линейку продуктов для построения экосистемы управления документами. Позволяет провести комплексную автоматизацию процессов с глубокой кастомизацией.

Содержит отраслевые решения, а также инструменты для ведения архива и перевода бумажных архивов в электронный вид (сканирования и ретроконверсии).

Предоставляет возможности для работы с цифровым контентом, обработки технической и финансовой документации, обеспечения юридической значимости ЭДО. Работает под большими нагрузками (300+ тысяч пользователей).

С основным ПО данной категории можно ознакомиться в нашем каталоге.