Изображение предоставлено агентством «Аспро» с сайта https://aspro.finance/.
Кейс агентства «Аспро» о том, как руководитель компании не досчитался 8 000 000 рублей, когда пытался самостоятельно наладить систему управленческого учета. Финансовый директор Аспро не только помог понять, откуда взялись недостающие деньги, но и рассказал, как существенно экономить на курсах валют.
Заказчик проекта: Поставщик промышленного оборудования из Китая. Компания делает закупки по техническому заданию клиента, избавляя его от необходимости разбираться с курсом валют, таможенным оформлением и трудностями международных платежей. Осуществляет доставку и оплату. Берет на себя все, что касается взаимодействия с китайскими партнерами.
Задачи проекта:
- Поиск 8 млн. руб., которые не отображаются в системе финансового учета.
- Корректное внедрение эффективного управленческого учета.
Предыстория проекта
Учет расходов и доходов компании начинают систематизировать, прежде всего, для правильного исчисления налогов. Как известно, есть некоторая разница между налоговым и финансовым учетом – прибыль к налогообложению еще не означает свободные средства на расчетном счете.
Чтобы понимать, какими средствами реально располагает бизнес, используют систему управленческого учета. Она позволяет видеть показатели рентабельности по отчетным периодам, отображает прибыль/убыток, показывает целостную картину финансово-хозяйственной деятельности бизнеса, состояние его активов.
До внедрения системы финансового учета у клиента руки дошли лишь в марте 2023. Он ввел остатки по счетам, отразил поступления и списания средств, но транзакции отображались некорректно. В итоге расхождение между цифрами в системе учета и реальным положением дел оказалось -8 000 000 рублей.
Если бы такое случилось на самом деле, бизнес бы давно закрылся. Соответственно, клиент что-то перенес в систему неверно. Однако, что именно, установить не удавалось и он обратился за помощью.
В решении такого рода задач помогают финансовые директора. Есть специальная услуга «Финансовый директор на аутсорсе» и опыт показывает, что пары консультаций иногда хватает, чтобы расставить все по местам. Затем достаточно следовать выработанным правилам и скрупулезно отражать доходы и расходы по соответствующим статьям.
В кейсе, который вы сейчас читаете, клиента консультировала финансовый директор «Аспро» Ольга Турчина.
Решение задач проекта
Особенности бизнеса
Помимо зарубежных, у заказчика четыре счета в российских банках.Ведение внешнеэкономической деятельности повышает сложность финансового учета. Плавающие курсы валют требуют скрупулезного контроля курсовых разниц.
За несколько консультаций эксперт по финучету «Аспоро» разобрала наиболее сложные аспекты управленческого учета, которые вызывали затруднения у клиента:
— учет возвратов от поставщика;
— работа при нестабильном валютном курсе;
— оформление командировочных расходов;
— расчет рентабельности.
Кроме того, финдиректор ответила на вопросы клиента и провела демонстрацию возможностей системы финансового учета.
Операции по возвратам от поставщиков
В свете текущей нестабильности поставок оборудования из-за рубежа, возвраты от поставщиков стали частым явлением. Это происходит, к примеру, если компания не в состоянии выполнить поставку оборудования вовремя или в достаточном объеме.
Ранее клиент ошибочно причислял возвраты денег от поставщиков к операционной деятельности и происходило отражение этих операций в отчете о прибылях и убытках (ПиУ). Этот подход приводил к завышению оборотов по операционной деятельности в отчете о движении денежных средств (ДДС). Казалось, что компания делает слишком большие инвестиции в закупки для будущих сделок. В отчете о прибылях и убытках показатель рентабельности рассчитывался неправильно, т.к. в отчет включались операции, не признаваемые с использованием метода начисления.
Поэтому в первую очередь финдиректор сделала добавление новой статьи учета 一 «Возвраты». Теперь операции, связанные с несостоявшимися поставками товаров и материалов, стали отражаться лишь в отчете о движении денежных средств, без учета в отчете о прибылях и убытках. Это позволяет более точно отражать финансовые результаты бизнеса, учитывая, что фактически компания не понесла затрат. При получении возврата средств, клиент теперь правильно распределяет их по соответствующим статьям, а списание неудачных сделок отражается по аналогичным расходным счетам.
Существует иной способ решения данной проблемы: исключать операции, при которых происходил возврат средств. Однако этот метод требует большего количества времени, а также не является полностью корректным.
В результате решения, рекомендованного финансовым директором, отчеты по налогу на добавленную стоимость (НДС), а также по прибыли и убыткам (ПиУ) стали более достоверными.
Настройки для учета разницы в валютных курсах
Клиент приобретает оборудование в Китае и, естественно, должен рассчитываться с поставщиками в их национальной валюте — юанях. “Из коробки” настройки системы работают таким образом, чтобы в автоматическом режиме согласовывать курс обмена с Центробанком, чем бизнес и воспользовался, не углубляясь в подробности.
Банковский курс обмена отличается от официально установленного, что привело к искажению данных о поступлениях и списаниях в валюте. В результате остатки на счетах не совпадали, а разница в курсах рассчитывалась неверно.
Финансовый директор «Аспро» предложила настроить индивидуальный курс для каждой конвертации в системе, чтобы избежать подобных проблем в будущем.
Для более выгодных закупок имеет смысл воспользоваться возможностью приобретения валюты по биржевому курсу через брокера. Таким образом компания избежит дополнительных наценок со стороны банков. Для этого необходимо открыть и пополнить брокерский счет у надежного брокера. После совершения покупки валюты, компания осуществляет ее онлайн-перевод на свой банковский счет, с которого производится оплата по международному контракту.
Таким образом, при выполнении крупных заказов можно существенно сэкономить. Рассмотрим пример.
- сумма сделки 1 миллион юаней,
- курс Сбербанка на 14.04. 2024 — 13,43 рублей за 1 юань,
- курс юаня на МосБирже — 12,19 рублей за штуку.
Расчет экономии:
(13,43 — 12,19)х 1 000 000 = 1 240 000 рублей
Многие клиенты «Аспро» предпочитают размещать свои свободные средства на банковских депозитах. Так же поступает и герой этого кейса 一 поставщик оборудования из Китая. Однако большое количество операций по размещению и возврату средств в течение месяца усложняет управленческий учет. В результате неизбежно создание дублей операций и дополнительных счетов в системе, которые обычно убираются в ручном режиме.
Специалисты «Аспро» решили эту проблему глобально для всех своих клиентов. Разработчики агентства усовершенствовали интеграцию своей системы с банками. При настройке можно выбрать “использовать единый счет для депозитов”, на котором будут учитываться все операции по списанию и возврату средств. Теперь отражение операций производится по соответствующим статьям учета, а в отчетах “Движение денежных средств”, “Прибыль и убытки” формируется корректная информация.
Отчет ПиУ
Не стоит путать ДДС и ПиУ. Это два разных отчета, которые формируются разными способами.
- Отчет о движении денежных средств показывает все поступления и списания денежных средств на расчетных счетах.
- Отчет о прибыли и убытках создается по методу начисления, при котором признание доходов и расходов производится в момент появления обязательства — подписания акта выполненных работ, приема товаров на основании универсального передаточного документа (УПД) и т.п.
Формируя отчет о прибыли и убытках клиент не учитывал такие операции, как:
- реализация услуг,
- закупка товарно-материальных ценностей (ТМЦ) на склад,
- продажи ТМЦ покупателям.
В результате отчет ПиУ отражал недостоверную информацию о рентабельности отдельных сделок и всего бизнеса.
Финансовый директор «Аспро» показала, как делается правильное признание выручки и расходов. Благодаря этому чистая прибыль и рентабельность стали отображаться гораздо точнее.
Выдача денег подотчет на командировочные расходы
Сотрудники поставщика регулярно направляются в командировки для встреч с партнерами. Клиент хотел узнать, как правильно учитывать затраты на проезд и проживание. Финансовый директор порекомендовала использовать специальный модуль системы «Подотчет». В нем процесс работы с подотчетными деньгами выглядит примерно так:
- На командировочные расходы выделяются условные 10 тыс. руб.
- Подотчетному лицу вместе с деньгами предоставляется доступ к модулю «Подотчет». Он доступен в десктопной версии или через мобильное приложение.
- Сотрудник использует эти средства для покупки билетов и других расходов, связанных с командировкой.
- Все расходы сотрудник самостоятельно заносит в модуль «Подотчет».
- Во время сверки клиент открывает модуль «Подотчет» и смотрит информацию о средствах, потраченных на командировку.
Суммы, которые остались нераспределенными при формировании бюджета
После разбора всех сложных ситуаций, часть средств все еще была не разнесена. Финдир и клиент проанализировали их по отдельности и внесли изменения в структуру учета. Они создали статьи учета или переименовали существующие, так как ключевым критерием успешного отчета является отсутствие неразнесенных по счетам учета денежных сумм.
Результат
«Аспро» стремится к долгосрочному эффекту от консультаций с финансовым директором, чтобы у клиента правильный отчет и финансовый порядок сохранялись не месяц, квартал или отчетный период. Поэтому во время оказания консалтинговых услуг решаются не только текущие, горящие задачи, но и объясняют, как избежать ошибок в будущем.
Исправив отчетность в соответствии с рекомендациями финдира «Аспро», клиент обнаружил, что расхождение в размере 8 млн.руб. устранены. Причиной их возникновения являлись неверные настройки валютных курсов, перевод средств между счетами и возвраты поставщиков.
Сейчас руководитель бизнеса самостоятельно ведет финансовый учет, создает подотчеты для командировочных расходов, распределяет поступления и списания по статьям учета.
В отличие от налогового и бухгалтерского учета, управленческий (оперативный) учет позволяет контролировать ресурсы компании, заниматься стратегическим бизнес-планированием и в режиме реального времени понимать, какими финансами реально располагает компания. Практика показывает, что самостоятельное внедрение управленческого учета может оказаться непростой задачей для руководителя, а привлечение штатных бухгалтеров не всегда удобным. В этом случае хорошим решением может быть помощь финансового директора со стороны.