Агентство “Авангард Коммьюникейшнз” столкнулось с нестандартной задачей: организовать масштабную научно-практическую конференцию “Международная деятельность образовательных и научных организаций Российской Федерации: лучшие практики и модели региональных стратегий” для заказчика “Интеробразование” в Самаре. Особенность проекта заключалась в жестких бюджетных ограничениях, которые исключали возможность командировки сотрудников на площадку.
Удаленное управление как вызов
Организация форума велась полностью дистанционно из Москвы. Команде предстояло координировать работу подрядчиков, контролировать техническое обеспечение, кейтеринг и декорирование пространства, не имея физического присутствия на месте. Это требовало безупречной коммуникации и абсолютного доверия к местным партнерам.
Когда логистика рушится за сутки
За день до начала конференции произошел форс-мажор: полностью отказал сервис доставки СДЭК, через который транспортировалась вся брендированная сувенирная продукция из Москвы. Полиграфию, папки для участников, блокноты и другие материалы нужно было изготовить заново буквально за 24 часа. Команда оперативно нашла типографию в Самаре, передала макеты и организовала экстренное производство всего тиража с нанесением фирменной символики.
Непредсказуемая логистика гостей
Заказчик поставил условие встречать участников конференции в аэропорту, включая VIP-персон, и обеспечить трансфер после завершения мероприятия. Проблема заключалась в том, что точное количество участников, даты и время прибытия рейсов не были известны заранее. Бюджет был зафиксирован, а переменных — слишком много. Пришлось создать гибкую систему координации с трансферной компанией, где водители выходили на линию по запросу в режиме реального времени.
Поиск площадки в условиях высокого спроса
На момент подтверждения тендера в Самаре проходило сразу несколько международных конференций, и все ведущие площадки были забронированы. Требовалось найти локацию, способную принять 250 гостей в одном зале с последующей разбивкой на несколько камерных пространств для работы секций. За короткий срок удалось договориться с конгресс-центром, который соответствовал всем техническим требованиям заказчика.
Многозадачная координация подрядчиков
Проект потребовал синхронизации работы множества подрядчиков: технической команды для света, звука и экранов, специалистов по прямой трансляции, видеооператоров для съемки отчетного материала, команды кейтеринга, экскурсионного бюро и декораторов. Все процессы контролировались удаленно через систему онлайн-отчетности, видеозвонки и фотофиксацию каждого этапа подготовки.
Развлекательная программа как часть стратегии
Помимо деловой части, организаторы разработали насыщенную экскурсионную и развлекательную программу, чтобы участники получили комплексное впечатление о регионе. Это усилило нетворкинг между представителями различных образовательных и научных организаций и создало неформальную атмосферу для обмена опытом.
Результат без права на ошибку
Конференция прошла без единого сбоя. Прямая трансляция позволила расширить аудиторию за пределы зала, а качественные фото и видеоматериалы стали основой для дальнейшего продвижения мероприятия. Несмотря на удаленное управление и случившийся форс-мажор, агентство доказало, что профессиональная организация форумов возможна даже в условиях жестких ограничений.
