Кейс агентства BE IN EVENT об организации масштабного мероприятия в сфере туризма и информационных технологий.
Современные технологии меняют облик тревел-индустрии быстрее, чем когда-либо. Автоматизация процессов, цифровые сервисы для путешественников, развитие искусственного интеллекта и big data в управлении деловыми поездками – всё это формирует новую реальность рынка.
Чтобы обсудить ключевые тренды и очертить перспективы, один из крупнейших холдингов отрасли выступил инициатором и организатором масштабной конференции на стыке IT и тревела. Событие стало важной точкой притяжения для экспертов, интеграторов решений, представителей компаний и профильных СМИ.
Конференция собрала более 300 гостей и стала не просто деловой площадкой, а катализатором для формирования новой повестки. Холдинг выступил в роли трендсеттера и популяризатора направлений, объединив разрозненные сегменты вокруг ключевых тем цифровизации.
Информация о проекте
Заказчик проекта: “РЖД – Цифровые пассажирские решения”.
Задачи проекта:
- разработать концепцию и сценарий конференции, отражающие уникальность формата;
- собрать экспертов и лидеров рынка на одной площадке;
- обеспечить техническую инфраструктуру высокого уровня, включая закрытую онлайн-трансляцию;
- продумать логистику и комфорт для участников;
- создать яркие интерактивные зоны;
- организовать присутствие СМИ для освещения события.
Отрасль: IT и бизнес-тревел
Формат: отраслевой форум с экспертной программой и трансляцией
Реализация
Подготовка к событию велась по нескольким ключевым направлениям.
1. Концепция и сценарий
Специалисты агентства разработали сценарий, в котором деловая программа сочеталась с интерактивными элементами. Конференция включала экспертные панели, выступления IT-специалистов и представителей тревел-индустрии, а также сессии вопросов и ответов. Такой формат позволил не только передать информацию, но и вовлечь аудиторию в диалог.
2. Техническое оснащение
На площадке была установлена современная мультимедийная система: сцена, экраны, оборудование. По требованию организаторов онлайн-стрим был закрытым – доступ имели только приглашённые зрители. Это подчеркнуло статус события как профессиональной площадки.
3. Интерактивные зоны
Специально для гостей была создана интерактивная инсталляция в стиле кибернетики, что сделало её одной из главных точек притяжения. Зона работала не только как развлекательный элемент, но и как инструмент продвижения – гости активно делились фото в соцсетях.
4. Логистика и сервис
Специалисты обеспечили продуманное зонирование пространства, удобную навигацию и систему аккредитации. Для участников была организована кейтеринг-зона с фокусом на лёгкие перекусы и кофе-брейки, что способствовало неформальному общению.
5. Работа со СМИ
Для конференции были приглашены ведущие отраслевые и деловые издания. В агентстве подготовили пресс-киты, обеспечили работу пресс-зоны и координировали взаимодействие спикеров с журналистами.
Результаты
- Более 300 участников – представители IT-компаний, тревел-агентств, корпораций и профильных СМИ.
- Конференция стала первой площадкой в отрасли, объединившей обе сферы на столь высоком уровне.
- Участники отметили продуманность программы, техническую оснащённость и удобный формат для обмена опытом.
- СМИ обеспечили широкое освещение события, что позволило холдингу укрепить имидж драйвера изменений.
- Интерактивная фотозона вызвала высокий интерес и обеспечила органичное продвижение в digital-пространстве.
- Закрытая трансляция позволила сформировать ощущение эксклюзивности и добавила ценности для участников.
Выводы и значение для отрасли
Конференция доказала: синергия IT и тревел-индустрии – это не только тренд, но и необходимость. В условиях стремительных изменений именно такие события позволяют вырабатывать единый вектор развития, обмениваться практическими решениями и запускать новые проекты.
Для холдинга это событие стало подтверждением его роли как трендсеттера и популяризатора отраслевых направлений. А для участников – площадкой, где формируется будущее делового тревела в цифровую эпоху.
Итог: конференция стала точкой притяжения для экспертов на стыке IT и тревел-индустрии, площадкой для обмена опытом и выработки новых решений. Событие подтвердило статус холдинга как лидера и трендесеттера, формирующего ключевые тренды рынка. BE IN EVENT гордятся, что смогли создать пространство, где технологии и индустрия путешествий объединились для совместного развития.
