Агентство For People Group («Фор Пипл Груп») выполнило полный цикл подготовки конференции медицинского совета сети «РЖД Медицина», которая объединяет медицинские учреждения компании «Российские железные дороги». Площадкой стал актовый зал Центральной клинической больницы «РЖД Медицина». Аудиторию составил руководящий состав больниц сети из разных регионов России, а вся программа в прямом эфире выводилась на внутренний канал компании. Такой формат требовал, чтобы зал одновременно работал как удобное пространство для очных участников и как полноценная студия для удалённых зрителей.
Задача
Перед агентством стоял комплекс задач, которые нужно было закрыть силами одной команды:
— обеспечить техническое оснащение зала и подвести необходимые электрические мощности;
— выполнить застройку пространства и провести предварительную репетицию;
— оформить зал в едином визуальном стиле мероприятия;
— изготовить сувенирную продукцию для выступающих и гостей;
— организовать логистику участников и их регистрацию;
— наладить трансляцию на внутренний канал.
Особенности площадки
Актовый зал действующего медицинского учреждения изначально не рассчитан на конференции такого уровня. Штатного оборудования было недостаточно для качественного звука, сценического света и многокамерной съёмки, а работы приходилось вести с учётом режима работы больницы: без лишнего шума, с аккуратным монтажом и строгим соблюдением внутренних правил территории. Поэтому агентство заранее провело технический выезд, составило схему размещения оборудования и согласовало графики завоза и монтажа с администрацией.
Техническое решение и застройка
Специалисты рассчитали нагрузку и организовали дополнительные энергетические мощности, чтобы работа звукового, светового и видеооборудования не зависела от сети здания. В зале смонтировали сценическую конструкцию, установили акустические системы, экраны для показа презентаций и световое оборудование. Художник по свету выстроил схему освещения, которая подходила и для комфортного восприятия в зале, и для чистой картинки в кадре без бликов и пересветов. Звукорежиссёр настроил микрофоны выступающих и модераторов так, чтобы речь была одинаково разборчива для слушателей в зале и для зрителей трансляции.
Отдельно была развёрнута видеопультовая. Режиссёр трансляции управлял переключением камер, выводом презентаций и титров, а техник видеопультовой контролировал стабильность сигнала и его передачу на внутренний канал. Такая схема позволила удалённым сотрудникам видеть выступления в том же качестве, что и участники в зале.
Репетиция
Накануне конференции команда провела полный технический прогон. Проверили порядок выхода выступающих, смену презентаций, работу микрофонов, световые сцены и переходы между блоками программы, протестировали трансляцию на внутренний канал. Репетиция помогла заранее устранить возможные сбои и дала выступающим уверенность на сцене.
Декорирование и сувенирная продукция
Декораторы агентства оформили пространство в фирменной стилистике «РЖД Медицина»: сцена, фотозона и зона регистрации получили единый визуальный образ, который хорошо читался и в зале, и на экране. Для выступающих и гостей агентство разработало и изготовило памятную сувенирную продукцию с символикой мероприятия, подчёркивающую статус события и уважение к его участникам.
Логистика и регистрация
Поскольку на конференцию съехались руководители учреждений из разных регионов, агентство взяло на себя логистику гостей: прибытие на территорию, навигацию по больничному комплексу и сопровождение до зала. На входе работала зона регистрации, где участники отмечались, получали материалы и сувенирную продукцию. Координаторы встречали гостей и следили, чтобы все потоки двигались без очередей и задержек.
Команда проекта
Проект реализовала команда из 12 специалистов: руководитель проекта, координаторы, режиссёр трансляции, звукорежиссёр, техник видеопультовой, художник по свету и декораторы. Руководитель проекта отвечал за общий график и связь с заказчиком, технические специалисты — за звук, свет и эфир, координаторы — за работу с гостями.
Результат
Конференция медицинского совета прошла строго по программе. Агентство For People Group («Фор Пипл Груп») превратило актовый зал больницы в оснащённую конференц-площадку с профессиональной трансляцией, обеспечило комфорт руководителей сети на всех этапах — от прибытия до завершения программы — и позволило сотрудникам по всей стране следить за выступлениями в режиме реального времени. Проект показал, что даже в непрофильном пространстве с ограничениями действующего учреждения можно провести деловое мероприятие высокого уровня.
