Автор фото Энтони ДЕЛАНУА с сайта unsplash.com

Создание прозрачной отчетности по продажам путем объединения данных двух CRM

Кейс агентства IT-Agency отвечает на вопрос: как билетный сервис получил комплексную отчетность по продажам.

Заказчик проекта: Ticketscloud — билетная платформа для организаторов мероприятий. Сервис помогает реализации билетов в соцсетях, на сайтах организаторов. Для продажи билетов в рамках 1 договора привлекается ряд распространителей (Яндекс, Рамблер, Kassir). Ведется учет билетов со встроенной аналитикой.

Задачи проекта: создать прозрачную отчетность по продажам.

Решение задач

В 2020 году перед платформой стояла задача по масштабированию – выходу на новые рынки и росту продаж.

Платформе для решения задачи потребовалась отчетность, показывающая движение сделки от лида до точки продажи первого билета в системе. Сложность создания отчетности состояла в том, что отдел продаж платформы собирал сведения из двух CRM-систем. В amoCRM учитываются продажи: число ежемесячных сделок, контрагенты, продающие билеты через платформу. В самописной системе ведется клиентский учет:   сколько и за какой период проданы билеты.

Системы не пересекались, сбор отчетов велся вручную. Такая работа могла занять несколько часов, с потерей и несовпадением цифр из-за человеческого фактора.

Сервису Ticketscloud  нужен был единый прозрачный отчет о продажах и результатах работы менеджеров.

Ход работы

ЦА платформы Ticketscloud состоит из билетных операторов и организаторов мероприятий.

Билетные операторы — сервисы Ponominalu.ru или Kassir.ru и другие. Они заключают договоры с организаторами событий и за процент от продаж продвигают и реализуют билеты.

Организаторы — в основном, люди которые хотят, чтобы публика посетила некое событие. При небольшом бюджете организатор сам реализует и рекламирует билеты.

Заработок платформы Ticketscloud базируется на комиссии с реализации билетов. Бизнес-модель основывается на следующих показателях, характеризующих сделку:

1. Заключение договора.
2. Виджет Ticketscloud должен быть установлен на сайт клиента.
3. Первый проданный билет через виджет.

Команда учитывала перечисленные особенности при формировании отчетов. 

Комплексная отчётность по обороту и прибыли

Отчёт о продажах из amoCRM. Отражает полную картину продаж в реальном времени, позволяет прогнозировать продажи и оценивать вклад персонала.

В отчете отражено:

1. Понедельное число сделок — количество клиентов, установивших виджет на сайт.
2. Понедельное число успешных сделок — число клиентов, начавших продажи с платформы.
3. Соотношение билетных операторов и организаторов.
4. Годовой бюджет ежемесячно закрываемых сделок.
5. Общее число созданных сделок и тех, с помощью которых реализован первый билет.

Отчетность по продажам из amoCRM:

Воронка продаж.  В ней показаны этапы и конверсии. Есть удобный фильтр, распределяющий успешные и закрытые сделки по менеджерам. Этот отчет отражает факт работы за период.

Отчетность по воронке продаж:

План-факт.  Служит основой для прогнозирования по реалистичному и оптимистичному сценариям на месяц, квартал, год и оценки результатов работы отдела продаж. До изменений отчеты формировали вручную из разных источников — Exсel и самописной CRM. Маржа также считалась вручную. Это было очень неудобно.

Новая отчетность автоматически собирается в PowerBI и считает маржу в процентах.

Отчёт по новым партнёрам отражает развитие клиентов: сколько их заключило договор, сколько на своем сайте поставило виджет для реализации с помощью сервиса. В нем доступны отчеты по менеджерам, показывающие, сколько каждый из них подключил организаторов и сколько из них начали реализацию билетов.

В поле «Пусто» на круговой диаграмме показаны продажи тех, кто уже не работает на платформе. Support — это небольшие организаторы, не использующие аккаунты Ticketscloud.

Детальный отчёт по организаторам и агентам

Менеджеры по развитию должны помогать клиентам расти, то есть развивать и анализировать каналы продаж, заниматься механиками вовлечения. Менеджеры должны вовремя увидеть снижение реализации по клиентам, для этого настроена отчетность по когортам, основанная на дате продажи первого билета.

При падении продаж у клиента, менеджер связывается с ним и уточняет причины.

Отчёт для расчёта мотивации менеджеров

Бизнес-модель Ticketscloud основана на числе реализованных через систему билетов, поэтому важно мотивировать менеджеров. За рост количества реализованных билетов ответственны менеджеры по развитию. За привлечение новых клиентов – менеджеры по продажам.

Сведения, характеризующие особенности продажи (например, холодная сделка) находились в amoCRM, а информация о продажах — в самописной CRM.

Агентство настроило автоматическую передачу данных из двух CRM в сервис сквозной аналитики. Теперь есть подробная отчетность, показывающая, сколько бонусов начисляется менеджерам по продажам и развитию за их работу.

Один и тот же менеджер может получить бонусы за продажи и развитие, если ведет клиента по всем этапам.

Результат решения задач

Данные 2 CRM систем объединили и собрали в единую отчетность.  Теперь сведения из двух систем автоматически попадают в сервис сквозной аналитики. Единый отчет, формируемый в сервисе, автоматически обновляется в PowerBI. Созданы следующие отчеты:

• Отчёт по продажам с  план-фактными данными прибыли и оборота. Здесь же аккумулируются данные о результатах работы менеджеров по привлечению клиентов и менеджеров по развитию продаж клиентов.
• Детализированная отчетность по организаторам и агентам, которая показывает их активность и рост.
• Отчетность по мотивации менеджеров.