Автор фото Энтони ДЕЛАНУА с сайта unsplash.com
Создание прозрачной отчетности по продажам путем объединения данных двух CRM
Кейс агентства IT-Agency отвечает на вопрос: как билетный сервис получил комплексную отчетность по продажам.
Заказчик проекта: Ticketscloud — билетная платформа для организаторов мероприятий. Сервис помогает реализации билетов в соцсетях, на сайтах организаторов. Для продажи билетов в рамках 1 договора привлекается ряд распространителей (Яндекс, Рамблер, Kassir). Ведется учет билетов со встроенной аналитикой.
Задачи проекта: создать прозрачную отчетность по продажам.
Решение задач
В 2020 году перед платформой стояла задача по масштабированию – выходу на новые рынки и росту продаж.
Платформе для решения задачи потребовалась отчетность, показывающая движение сделки от лида до точки продажи первого билета в системе. Сложность создания отчетности состояла в том, что отдел продаж платформы собирал сведения из двух CRM-систем. В amoCRM учитываются продажи: число ежемесячных сделок, контрагенты, продающие билеты через платформу. В самописной системе ведется клиентский учет: сколько и за какой период проданы билеты.
Системы не пересекались, сбор отчетов велся вручную. Такая работа могла занять несколько часов, с потерей и несовпадением цифр из-за человеческого фактора.
Сервису Ticketscloud нужен был единый прозрачный отчет о продажах и результатах работы менеджеров.
Ход работы
ЦА платформы Ticketscloud состоит из билетных операторов и организаторов мероприятий.
Билетные операторы — сервисы Ponominalu.ru или Kassir.ru и другие. Они заключают договоры с организаторами событий и за процент от продаж продвигают и реализуют билеты.
Организаторы — в основном, люди которые хотят, чтобы публика посетила некое событие. При небольшом бюджете организатор сам реализует и рекламирует билеты.
Заработок платформы Ticketscloud базируется на комиссии с реализации билетов. Бизнес-модель основывается на следующих показателях, характеризующих сделку:
- Заключение договора.
- Виджет Ticketscloud должен быть установлен на сайт клиента.
- Первый проданный билет через виджет.
Команда учитывала перечисленные особенности при формировании отчетов.
Комплексная отчётность по обороту и прибыли
Отчёт о продажах из amoCRM. Отражает полную картину продаж в реальном времени, позволяет прогнозировать продажи и оценивать вклад персонала.
В отчете отражено:
- Понедельное число сделок — количество клиентов, установивших виджет на сайт.
- Понедельное число успешных сделок — число клиентов, начавших продажи с платформы.
- Соотношение билетных операторов и организаторов.
- Годовой бюджет ежемесячно закрываемых сделок.
- Общее число созданных сделок и тех, с помощью которых реализован первый билет.
Отчетность по продажам из amoCRM:
Воронка продаж. В ней показаны этапы и конверсии. Есть удобный фильтр, распределяющий успешные и закрытые сделки по менеджерам. Этот отчет отражает факт работы за период.
Отчетность по воронке продаж:
План-факт. Служит основой для прогнозирования по реалистичному и оптимистичному сценариям на месяц, квартал, год и оценки результатов работы отдела продаж. До изменений отчеты формировали вручную из разных источников — Exсel и самописной CRM. Маржа также считалась вручную. Это было очень неудобно.
Новая отчетность автоматически собирается в PowerBI и считает маржу в процентах.
Отчёт по новым партнёрам отражает развитие клиентов: сколько их заключило договор, сколько на своем сайте поставило виджет для реализации с помощью сервиса. В нем доступны отчеты по менеджерам, показывающие, сколько каждый из них подключил организаторов и сколько из них начали реализацию билетов.
В поле «Пусто» на круговой диаграмме показаны продажи тех, кто уже не работает на платформе. Support — это небольшие организаторы, не использующие аккаунты Ticketscloud.
Детальный отчёт по организаторам и агентам
Менеджеры по развитию должны помогать клиентам расти, то есть развивать и анализировать каналы продаж, заниматься механиками вовлечения. Менеджеры должны вовремя увидеть снижение реализации по клиентам, для этого настроена отчетность по когортам, основанная на дате продажи первого билета.
При падении продаж у клиента, менеджер связывается с ним и уточняет причины.
Отчёт для расчёта мотивации менеджеров
Бизнес-модель Ticketscloud основана на числе реализованных через систему билетов, поэтому важно мотивировать менеджеров. За рост количества реализованных билетов ответственны менеджеры по развитию. За привлечение новых клиентов – менеджеры по продажам.
Сведения, характеризующие особенности продажи (например, холодная сделка) находились в amoCRM, а информация о продажах — в самописной CRM.
Агентство настроило автоматическую передачу данных из двух CRM в сервис сквозной аналитики. Теперь есть подробная отчетность, показывающая, сколько бонусов начисляется менеджерам по продажам и развитию за их работу.
Один и тот же менеджер может получить бонусы за продажи и развитие, если ведет клиента по всем этапам.
Результат решения задач
Данные 2 CRM систем объединили и собрали в единую отчетность. Теперь сведения из двух систем автоматически попадают в сервис сквозной аналитики. Единый отчет, формируемый в сервисе, автоматически обновляется в PowerBI. Созданы следующие отчеты:
- Отчёт по продажам с план-фактными данными прибыли и оборота. Здесь же аккумулируются данные о результатах работы менеджеров по привлечению клиентов и менеджеров по развитию продаж клиентов.
- Детализированная отчетность по организаторам и агентам, которая показывает их активность и рост.
- Отчетность по мотивации менеджеров.