Несколько лет назад в компанию ItFox обратился владелец крупной ресторанной сети с идеей цифровизации бизнес-процессов в фудтех на основе принципа фотофиксации.
Заказчик получил патенты на свой принцип. Далее вокруг идеи фотофиксации ItFox совместно с Заказчиком было разработано 5 ИТ-решений, охватывающих на разных этапах всю хозяйственную деятельность предприятий общепита.
Основная задача разработанных ИТ-продуктов заключается в автоматизации контроля процессов, включая деятельность сотрудников и учет ресурсов. Это позволит выявить точки роста, принимать более качественные решения, снизить ошибки из-за человеческого фактора.
В данном кейсе подробно остановимся на той части ПО, которая относится к этапу подачи готовых блюд клиенту.
Внедрение на предприятии общественного питания ИТ-решения на базе Фотобокс:
- Обходится в 3 раза дешевле аналогов.
- На 99% автоматизирует заполнение теплового и бракеражного журналов.
- На 68% снижает количество ошибок в отчетности из-за человеческого фактора.
- При этом растет рейтинг питания заведения – в отеле, где проходило тестирование данного ИТ-решения рейтинг вырос с 80% до 94%.
Заказчик: Уже много лет компания ItFox сотрудничает London Restaurant Group – крупнейшей сетью ресторанов в городе Сочи и одной из крупных на Юге России. Сегодня в портфеле группы 12 заведений различного уровня – от баров до ресторанов Luxury-сегмента, банкетных залов.
Для чего автоматизация в фудтех?
London Restaurant Group из собственной многолетней практики управления ресторанами различного уровня пришла к необходимости:
– усилить контроль внутренних процессов для улучшения сервиса,
– исключить злоупотребления со стороны сотрудников,
– упростить рутинные процессы для персонала – товарный учет и инвентаризацию.
Поэтому собственник и задумался о цифровизации бизнеса.
Автоматизированный процесс контроля работы персонала позволяет владельцу быть уверенным, что персонал соблюдает требования к скорости приготовления, качеству блюд (контролируется вес, температура и внешние данные) и стандартам обслуживания.
Как работает система автоматизации учета питания Фотобокс
- С помощью датчиков (камера с тепловизором, датчики температуры, датчики движения и весы) система получает все необходимые для проверки данные о блюде.
- Система сравнивает поступающие сведения с эталонами (для контроля качества подачи и исключения злоупотреблений), фиксирует время приготовления и время передачи клиенту, что гарантирует свежесть продуктов и соответствие нормам ХАССП и Роспотрбнадзора, ведет учет блюд и продуктов питания.
- Возвраты и списания также учитываются Фотобокс. Руководящий менеджер видит план и факт за любой период времени, что дает самые честные данные для управления закупками.
- Все данные также передаются в используемые на предприятии системы учета для дальнейшего анализа.
Интеграции ПО: 1C, iiko, Store House, Shelter
Этапы работы над проектом Фотобокс:
- Изучение целевой аудитории.
- Разработка технического задания и прототипа программы.
- Разработка дизайна.
- Разработка приложения или веб-сайта/сервиса.
- Тестирование и внедрение.
За годы продуктовой разработки команда ItFox пришла к выводу, что только сонастроенная связка «заказчик-разработчик» дает нужные результаты. Разработчик не обладает знанием специфики бизнеса Заказчика так глубоко, как владелец. Поэтому функционал и структура будущего ИТ-продукта должны разрабатываться совместно, с ориентацией на потребности целевой аудитории (ЦА).
Система автоматизации ресторана Фотобокс разрабатывалась для внутреннего пользования, а, значит, ее ЦА – это сотрудники ресторанов London Restaurant Group на разных уровнях – от повара до управляющего.
ItFox опросили более 200 сотрудников London Restaurant Group, включая топ-менеджмент, и составили списки проблем, которые влияют на финансовую эффективности аутсорсинга питания, а также детально прописали порядок действий каждой категории персонала, чтобы в дальнейшем провести эффективное внедрение и экономить время сотрудников. Чтобы понять, как улучшить учет в ресторанах, ItFox лично изучили все процессы на местах.
На основе собранных данных был сформирован план разработки MVP-1, а также утверждены стандарты тестирования и приемки продукта.
ItFox провели комплексный анализ существующих ресторанных систем автоматизации и изучили мнения владельцев заведений из открытых источников: интервью, фокус-групп, отраслевых форумов и чатов.
Результаты первого этапа:
- Сформировали детальные требования к системе автоматизации
- Сформулированы проблемы и боли, которые он решает, как для собственников бизнеса, так и для персонала на кухне и в зале.
- Мы изучили рынок в поисках конкурентных решений – таких не оказалось. Впрочем, некоторые бизнес-процессы в том или ином виде присутствовали в действующих системах автоматизации.
- Отрисовали прототипы интерфейсов.
- Собрали идеи, которые хотелось бы реализовать, но которые не обязательны для MVP-1.
Все материалы были представлены руководству и сотрудникам Заказчика, собрана обратная связь, внесены корректировки и окончательно утверждены финальные требования.
В итоге, система автоматизации должна была состоять из 2х “элементов”:
- Аппаратной части с датчиками, которая будет “руками” и “глазами” системы (оснащена датчиками для автофиксации веса, температуры и внешнего вида блюд (как на выдаче, так и остатки);
- ПО, которое собирает все данные воедино, фиксирует соответствие блюд нормам (весу, температуре, внешнему виду), в том числе ХАССП и Роспотребнадзора, а также выводит необходимые отчеты.
К идее дизайна ItFox подошли с точки зрения того, что Фотобокс — это внутренний инструмент для сотрудников ресторанов, а не яркое потребительское приложение. Поэтому главными критериями стали простота и понятность.
Выбрали светлую, нейтральную цветовую гамму с фиолетовыми акцентами — так интерфейс выглядел чистым и ненавязчивым. Красный цвет стал сигналом для важных действий, как предупреждающий знак, а зеленый — своеобразным разрешающим сигналом, интуитивно понятным любому. Создавали дизайн в Figma.
Сбор оборудования
В завершении данного этапа ItFox полностью подобрали оборудование, аппаратную часть и собрали стенд.
На этом этапе главным было подобрать надежное оборудование, способное обеспечить сбор точных данных.
Изначально пробовали работать с простым однонаправленным температурным датчиком, но в ходе тестов выяснилось, что он дает недостаточно информации. В итоге перешли на инфракрасную камеру — она фиксирует не просто точку, а целую температурную матрицу, что значительно повысило точность измерений.
Разработка бэкэнда
Серверная часть системы состоит из:
- Сервиса датчиков (служит для обработки входящих показаний датчиков движения, весов, инфракрасной камеры и обычной камеры).
- АПИ-сервер веб-приложения.
Технологический стек бэкэнда:
- Кроссплатформенный язык разработки Python
- База данных PostgreSQL
- Фреймворк Django для панели администрирования
- FastAPI для работы сервиса датчиков.
Разработка фронтэнда
ItFox реализовали фронтенд на React с кроссплатформенной адаптацией. Интерфейсы для всех ролей – администратора, поваров, шеф-повара, официантов и шведской линии – корректно работают на любом сервере: локальный компьютер, Фотобокс, центральный сервер.
Процесс тестирования
С Заказчиками ItFox работает по гибкой спринтовой модели:
- Совместное планирование задач на каждый период
- Поэтапное тестирование функционала:
- Проверка каждой завершенной задачи
- Тестирование всего функционала в сборе
- Финальное тестирование перед релизом
Такой трехступенчатый контроль качества позволяет свести к минимуму ошибки как при запуске, так и в дальнейшей эксплуатации.
Внедрение системы проходило под полным контролем специалистов ItFox. Поскольку внедряемое ИТ-решение комплексное и требует установки оборудования, разработчики лично выезжали на объекты Заказчика для обучения персонала. Но на этом работа команды разработчиков ItFox не закончилась – продолжалось сопровождение проекта: специалисты удаленно подключались к оборудованию клиента, проводили дополнительные онлайн-обучения, были на связи в случае необходимости.
Сложности при разработке системы автоматизации ресторана
Главный вызов проекта — синхронизация данных между Фотобокс (а их может быть до 100 в одном ресторане) и центральным сервером. Фотобокс — это микрокомпьютер с ограниченной памятью, и хранить все данные, особенно фотографии блюд, он не может. Решение нашли в S3-хранилище, куда теперь автоматически отправляются эти данные.
Не менее сложной оказалась настройка сбора и формирования статистики для отчетов. Поначалу было трудно определить, с какого именно Фотобокс приходят данные и как их корректно обрабатывать. ItFox разработали механизм синхронизации, который решил эту проблему.
Отдельная головная боль — сервис датчиков. На старте они работали нестабильно: например, весы могли внезапно перестать передавать данные. Потребовались десятки тестов, доработка логики ПО, повторные запросы и сверка данных. В итоге систему удалось отладить.
Дальнейшее развитие проекта
На этом усовершенствование Фотобокс не остановилось. Чтобы помочь официантам и ускорить обслуживание, разработчики ItFox внедрили ИИ для автоматического распознавания блюд — теперь не нужно вручную искать наименование в системе. Это в 6,5 раз сокращает время персонала на выполнение этой операции.
А еще научили систему фиксировать ложные срабатывания датчиков. Если мимо Фотобокс что-то пронесли, но не поставили на весы, внешняя камера запускает 10-секундную запись. Это помогает анализировать потенциальные злоупотребления и делать процесс прозрачнее.
