Кейс про опыт агентства Смарт Ивент в организации и проведении Международного фестиваля ИИ фильмов. Изложены основные аспекты организации мероприятия: выбор площадки, производство уникальных призов, гест-менеджмент международных экспертов, режиссура и техническое обеспечение, визуальное оформление и брендирование.
Отмечены значительные успехи мероприятия, выражающиеся в высоком уровне участия и широком международном представительстве. Этот кейс демонстрирует возможности эффективных коммуникационных стратегий и механизмов для позиционирования нестандартных проектов в культурной сфере.
Информация о проекте
Заказчик проекта: Neuro Masters – международный фестиваль ИИ-фильмов. Это первое подобное событие в России, направленное на популяризацию инновационного направления кинематографа, связанного с искусственным интеллектом.
Формат: Церемония награждения.
Цель проекта: Проведение первого в России международного фестиваля ИИ-фильмов
Решение
Организаторы уделяли особое внимание созданию комфортной среды для всех участников и членов жюри. Важнейшим направлением работы стал гостевой сервис (guest management) — обеспечение полного комплекса услуг и сервиса для представителей зарубежных государств, принимающих участие в фестивале.
Специалисты агентства организовали доставку международных судей и участников, обеспечивая комфортный трансфер и проживание рядом с местом проведения мероприятия. Члены жюри получили размещение в гостинице, расположенной недалеко от Арбата, что позволяло быстро добираться до фестивальной площадки и минимизировать утомляемость гостей. Кроме того, были предоставлены персональные переводчики, что способствовало эффективному общению и взаимопониманию участников.
Фестиваль стал возможен благодаря серьёзной предварительной подготовке, важной частью которой являлась работа с заявками участников. Заявки принимались исключительно через официальный сайт фестиваля, где участники подавали свою видео заявку в одну из номинаций: юмористический, социальный, рекламный, музыкальный фильмы.
Разработка специального документа — положения фестиваля — позволила структурировать процесс подачи заявок и облегчить взаимодействие организаторов с потенциальными участниками.
Зоны ответственности
1. Подбор площадки для мероприятия
Организация шоу-площадки с учетом специфики церемонии награждения — удобство расположения, вместимость аудитории, техническая оснащенность и общая атмосфера. Выбор подходящей концертной площадки или зала премиум-класса с возможностью качественного монтажа светового оборудования и качественной акустической системы.
2. Производство призов
Разработка эксклюзивных наград ручной работы в стиле современных технологий, отражающих дух инновационных решений в кинематографе будущего. Призы изготовлены дизайнерами и мастерами специально для фестиваля, символизируя творческое развитие и технологические достижения.
3. Гест-менеджмент иностранных членов жюри
Оформление виз, приобретение билетов, бронирование гостиниц, организация встреч и сопровождения гостей. Обеспечение комфортных условий проживания и организации досуга, включая экскурсии по достопримечательностям Москвы, посещение культурных мероприятий, ресторанов русской кухни и организацию культурного обмена. Предоставлен профессиональный синхронный переводчик для удобства общения участников и гостей фестиваля.
4. Режиссура и координация
Создание сценария и режиссуры мероприятия, обеспечивающего увлекательное зрелище. Составлен четкий график действий и сценарий программы, включающий показ лучших работ конкурсантов, интервью с членами жюри, выступления известных артистов и торжественное вручение премий победителям. Особое внимание уделено созданию аудиовизуального ряда, подчеркивающего уникальность каждого фильма-участника конкурса.
5. Техническое обеспечение
Установка и настройка профессионального светового и звукового оборудования высокого уровня, соответствующего международным стандартам качества.
6. Визуальное оформление
Брендирование пространства, создание фотозон, оригинальных зон активности для зрителей и участников. Оригинальное брендированное оформление всей территории мероприятия, включающее баннеры, логотипы, дизайн-конструкции и мультимедийные инсталляции.
Результат
- 1567 заявок
- 52 страны
- 5 спонсоров
- Привоз членов жюри из Ирана, Китая, Индии, Канады, Эмиратов, Австрии
Фестиваль стал знаковым событием в области киноиндустрии и искусственного интеллекта, открывшим новые горизонты творческого развития российских кинематографистов и привлекающим международное сообщество профессионалов.
