Обычно корпоративный портал создается для сотрудников в офисах. Они заходят в интранет сразу на своем рабочем месте. Но что делать в случае, когда нет офиса и тем более компьютера? Этот сценарий специалистам агентства UXART и пришлось проработать для РИВ ГОШ.
О проекте
Заказчик проекта
Компания «РИВ ГОШ» существует на рынке с 1995 года и является одним из крупнейших операторов парфюмерно-косметического рынка России
Задача проекта
Портал изначально проектировали не под абстрактного «сотрудника компании», а под несколько конкретных групп.
Перед проектом поставили четыре основные задачи:
- Создать единый канал для корпоративных новостей и обратной связи с руководством;
- Собрать внутреннюю информацию в одной базе знаний;
- Перенести часть процессов из офлайна в онлайн
- Реализовать корпоративный портал как для компьютера, так и для телефона
Решение
А как устроена компания?
Предпроектное обследование проходило с октября 2021 года по январь 2022 года.
Со стороны альянса UXART (Юиксарт)×MCART (Эмсиарт) в работе участвовали 10 человек, со стороны РИВ ГОШ — 17.
Сначала изучили существующие кадровые процессы: подбор персонала, управление производительностью, оценку и развитие сотрудников, внутренние коммуникации и обучение.
Отдельно рассмотрели техническую часть — информационные системы, которые уже использовались для работы с кадровыми процессами.
Затем команда провела серию интервью с руководителями и сотрудниками разных подразделений. Параллельно специалисты по персоналу собирали отзывы и предложения сотрудников.
Так удалось сопоставить две стороны будущего портала: что требуется бизнесу и какими сервисами люди действительно хотят пользоваться.
От требований — к первой версии
По итогам обследования сформировали бизнес-требования и подробное техническое задание.
Работу над интерфейсами начали еще до завершения всех технических этапов. Для проекта разрабатывали информационную архитектуру, структуру навигации и прототипы.
Всю функциональность портала разделили на четыре крупных блока:
- личный кабинет;
- коммуникации и нематериальная мотивация;
- заказ внутренних услуг;
- база знаний.
Такой подход позволил не собирать портал как набор разрозненных страниц. Каждый новый сервис заранее понимал свое место в общей структуре.
Личный кабинет: справка, расчетный лист и отпуск
Профиль сотрудника объединили с личным кабинетом.
Отсюда можно заказать справку или расчетный лист, записаться к врачу, подать заявку на оборудование и воспользоваться другими внутренними услугами.
Расчетный лист формируется в несколько действий. Когда документ готов, сотрудник получает уведомление и может скачать его непосредственно из портала.
В разделе отпусков отображается количество оставшихся дней, годовой график и история ранее оформленных отпусков.
За счет этого сотруднику не приходится отдельно искать нужный сервис или обращаться к коллегам из кадровой службы за простой справочной информацией.
Корпоративный портал стал не только справочником
Отдельный блок посвятили коммуникациям.
В календаре дней рождения можно посмотреть, кого из коллег нужно поздравить, отправить текстовое сообщение или открытку и включить напоминания за неделю и за сутки до события.
Еще один сервис — «Банк идей». Штатный инструмент Битрикс24 переработали под задачи РИВ ГОШ: изменили интерфейс, добавили модерацию и пересобрали статусную модель.
Через портал также проводятся разные опросы сотрудников. Среди них — исследования по корпоративным вопросам, опросы новых сотрудников, итоговые интервью при увольнении и исследования удовлетворенности персонала.
То есть портал используется не только для передачи информации сверху вниз. Через него сотрудники могут сами оставлять обратную связь.
Новости можно предложить самостоятельно
Для корпоративных публикаций сделали отдельный «Журнал».
В нем выходят новости компании и ежемесячные подборки наиболее актуальных материалов.
При этом автором публикации может стать не только редактор. Сотрудник предлагает собственную новость, после проверки модератором материал появляется на портале.
Отдельно переработали встроенный редактор. Его интерфейс адаптировали под задачи контент-менеджеров, чтобы создание и оформление публикаций занимало меньше действий.
Внутренние услуги собрали в одном месте
Еще одна большая часть портала — каталог внутренних услуг.
Например, сотрудник может заказать справку или копию документа через небольшую форму. После отправки заявки ее статус отображается в системе, а после выполнения приходит уведомление.
На портале также предусмотрена запись к офисному врачу.
Такой сценарий особенно важен для большой компании: сотруднику не нужно знать, в какой отдел обращаться с конкретным запросом. Достаточно найти нужную услугу внутри портала.
Отдельная страница для нового сотрудника
Для новых сотрудников сделали собственную страницу.
На ней собрали приветственное обращение, пошаговые инструкции для первого рабочего дня и информацию, которая помогает быстрее разобраться в компании.
Отдельно представили миссию и ценности РИВ ГОШ.
А история оформлена в виде временной шкалы с ключевыми событиями.
Организационную структуру тоже пришлось переработать
За основу взяли существующую организационную структуру Битрикс24.
Ее адаптировали под особенности РИВ ГОШ и увеличили количество уровней вложенности, чтобы сотрудникам было проще ориентироваться в подразделениях компании.
Это особенно полезно для организации с большим количеством магазинов, производственных и административных подразделений.
Мобильная версия стала обязательной частью проекта
Для РИВ ГОШ мобильный доступ нельзя было оставить на конец проекта.
Часть сотрудников работает в магазинах или на фабрике и не имеет под рукой компьютера. Поэтому стандартное мобильное приложение переработали под фирменный стиль компании, адаптировали существующие функции и добавили новые сервисы.
В результате доступ к корпоративному порталу получили сотрудники независимо от того, где находится их рабочее место и есть ли рядом компьютер.
После запуска появились новые сервисы
Основные работы заняли около шести месяцев, после чего началось дальнейшее развитие проекта и техническая поддержка.
В числе новых сервисов появился раздел заявок на оборудование и мебель.
Отдельный блок посвятили вакансиям. Сотрудник может самостоятельно откликнуться на вакансию или порекомендовать кандидата. Для специалистов по персоналу предусмотрены публикация и редактирование вакансий, работа с откликами, архивом и черновиками.
Еще один сервис — справочник магазинов. РИВ ГОШ насчитывает более 250 магазинов, поэтому в портале собрали их контактную информацию, включая данные управляющих и территориальных менеджеров.
Внутренние трансляции и конкурсы
Портал стал площадкой и для корпоративных мероприятий.
Например, еженедельная «Пятиминутка» проводится в головном офисе и транслируется сотрудникам розничного подразделения и управляющим магазинов. Во время прямого эфира сотрудники могут задавать вопросы руководству.
Проводятся и конкурсы.
Один из примеров — конкурс для детей сотрудников, в котором участникам предлагали показать, каким они представляют себе РИВ ГОШ.
Такой формат позволяет использовать корпоративный портал не только для рабочих задач, но и для совместных активностей сотрудников.
Что показала статистика
К декабрю 2023 года накопилась статистика по основным сервисам портала.
За этот период:
- прочитано 800 новостей;
- изготовлено 350 пропусков для новых сотрудников;
- сделано 2200 записей к специалистам;
- выдано 5000 справок;
- заказано оборудование для 300 рабочих мест;
- предложено 200 идей;
- выдано 50 парковочных мест.
Эти показатели показывают, что портал используется не только как информационная площадка. Через него проходят реальные кадровые, административные и коммуникационные процессы компании.
Дизайн развивался вместе с порталом
До разработки прототипов UXART (Юиксарт) сформировал мудборд и на его основе определил визуальное направление проекта.
Затем команда опиралась на корпоративный брендбук РИВ ГОШ и создала систему интерфейсных компонентов: цвета, шрифты, иконки и другие элементы.
Система не оставалась неизменной. По мере появления новых сервисов ее дополняли, благодаря чему новые страницы можно было создавать на уже сформированной визуальной основе.
Финальные версии интерфейсов проходили тестирование с фокус-группами пользователей. По результатам обратной связи отдельные решения дорабатывались до финального варианта.
Результат
За шесть месяцев UXART (Юиксарт) и MCART (Эмсиарт) прошли путь от предпроектного обследования до запуска первой версии корпоративного портала РИВ ГОШ.
За основу взяли четыре направления: личный кабинет, коммуникации и нематериальная мотивация, внутренние услуги и база знаний.
После запуска портал продолжил развиваться. К нему добавились заявки на оборудование и мебель, вакансии, справочник магазинов, новые корпоративные активности и другие сервисы.
Главное ограничение проекта определяло и сам подход к дизайну: корпоративной системой должны были пользоваться не только офисные сотрудники с компьютерами, но и работники магазинов, производства и склада. Поэтому мобильный доступ стал полноценной частью портала, а не дополнительной версией продукта.
В итоге одна система объединила новости, обратную связь, кадровые документы, внутренние услуги, базу знаний и корпоративные коммуникации для сотрудников с разными условиями работы.
