Кейс сервиса WEEEK.Агентство «Сверхпозиция» из Хабаровска специализируется на разработке рекламных кампаний и ставит целью стать лидером креативного сектора на Дальнем Востоке. Переход с ClickUp на WEEEK стал ключевым шагом для оптимизации процессов.
Миссия «Сверхпозиции»,почему Дальний восток выбран площадкой для креативов
Агентство «Сверхпозиция» прошло путь от исследовательской компании к полному циклу креативных услуг. Изначально специализировалось на аналитике: изучало бренды, аудиторию и рынки Дальнего Востока. Из-за отсутствия на рынке стратегических подрядчиков расширило деятельность до маркетингового агентства.
Два года назад добавило оперативное направление — рекламные кампании. Сегодня охватывает полный цикл:
- Исследования и стратегия
- Брендинг и креатив
- Локальное производство контента
- Мультиканальное размещение (до 21 города ДВ)
Фокус на Дальнем Востоке обусловлен растущей значимостью региона:
- Активное развитие городов (Хабаровск, Владивосток, Благовещенск)
- Туристический потенциал (Сахалин, Камчатка)
- Приход федеральных брендов и рост местного бизнеса
- Положительная экономическая динамика последних трёх лет
Ключевые проекты:
- Сеть «ДВ Невада» (аналог «Пятёрочки»)
- Хоккейные клубы «Амур» и «СКА-Нефтяник»
- Дальневосточная футбольная медиалига
- Завод «Мир упаковки»
Социальная миссия — развитие креативной экосистемы через инвестиции в сообщество «Дальвосторг!» для подготовки местных специалистов. Участие в российских фестивалях подтверждает конкурентноспособность на федеральном уровне.
Период до WEEEK
Агентство из 17 человек (Хабаровск/Владивосток) сменило три системы до WEEEK:
- ClickUp — устраивал функционально, но заблокировали оплату/высокая цена.
- Shtab — российский аналог с акцентом на человеко-часы (критично для бизнес-модели).
- WEEEK — переехали за неделю после смены стратегии Shtab, который изменил логику воркспейсов.
Причины выбора WEEEK:
- Быстрый переход (15 человек подключились за 7 дней).
- Соответствие потребностям в учёте человеко-часов.
- Стабильность и предсказуемость развития продукта.
Текущее состояние:
Вся команда работает в WEEEK, сохраняя фокус на учёте времени и управлении проектами.
Рабочие процессы в WEEEK
Модель работы агентства на базе Scrum в WEEEK
Цикл спринта (2 недели):
- Ретроспектива → анализ прошлого спринта
- Планирование → отбор задач, перенос незавершённых задач, распределение
- «Прошивка» спринта → оценка задач в часах (заполняют проджекты)
Работа с задачами:
- Задачи создаются проджектами → попадают в колонку «Новые»
- Исполнители переносят задачи в «Принято» после согласования ТЗ
- Декомпозиция на подзадачи → уточнение деталей исполнителями
Контроль прогресса:
- Понедельник: экватор спринта (оценка темпов)
- Четверг: дейлики (корректировка приоритетов)
- Мониторинг: через фильтр «Мои задачи» или по исполнителям
Учет ресурсов:
- Проектный директор отслеживает общий план (напр., 1000 часов/спринт)
- План распределяется по проектам → контроль выполнения в реальном времени
Роль WEEEK:
- Централизация задач и коммуникации
- Визуализация нагрузки и прогресса
- Автоматизация учёта времени и планирования
Организация рабочего пространства в WEEEK
Структура проектов:
- Проекты сгруппированы по направлениям: брендинг, контент, маркетинг, исследования.
- Каждый проект работает в рамках двухнедельных спринтов с целевым объемом задач и часов.
Использование CRM:
- Поддержка малого потока лидов (5–6 в месяц) без избыточного функционала.
Приватность проектов:
- Для исключения информационного шума созданы приватные проекты под внутренние процессы:
- Проектный отдел
- Бухгалтерия
- Маркетинг
- Медиабаинг
- Креативный отдел
- Оплата часов
- Офисные задачи
Учёт результатов:
- Для фиксации итогов работы используется кастомное поле «Артефакт», куда прикрепляются ссылки на:
- Технические задания
- Готовые макеты
- Контент-планы
- Сценарии
- Публикации в соцсетях
Данная система позволяет сохранять фокус на приоритетах, обеспечивает прозрачность результатов и защищает внутренние процессы от избыточной видимости.
Дашборды и аналитика в WEEEK
- Мониторинг загрузки команды:
- Настроена ручная загрузка данных для отслеживания нормы выработки на количество сотрудников.
- Анализ времени по дням: часы и процентное соотношение по каждому проекту.
- Трекинг по сотрудникам:
- Возможность оценить работу сотрудника за период (неделя/месяц):
- Затраченное время на задачи.
- Соотношение запланированных и фактических часов.
- Разделение на коммерческие (входят в смету) и сверхурочные (не оплачиваются).
- Планирование и учёт времени:
- В смете для каждой задачи указано запланированное время.
- Исполнители декомпозируют задачи на подзадачи с учётом времени на каждую.
- Интеграция с Google Таблицами:
- Автоматическая ежедневная выгрузка данных из WEEEK в дашборд:
- Исполнители, фактические и запланированные часы.
- Анализ загруженности (просадки, перегрузки).
- Аналитика проектов:
- Экспорт данных в тестовом режиме для анализа спринтов:
- Количество выполненных, просроченных и невыполненных задач.
- Процент выполнения и просрочек по людям и проектам.
- Использование данных для экономики проектов (расчёт прибыли).
Итог:
WEEEK обеспечивает полную прозрачность рабочих процессов, позволяет анализировать эффективность команды и проектов, а также интегрируется с внешними инструментами (Google Таблицы) для углубленной аналитики.
Чего бы хотелось еще
Пожелания по доработке WEEEK:
- Дашборд загрузки сотрудников
- Визуализация перегруза/недогруза в % с цветовой индикацией.
- Привязка к финансовым потерям (например, при 50% выработки — убыток 50% от зарплаты).
- Интеграция с Google Календарём
- Задачи с временными слотами (напр., 14:00–16:00) должны автоматически создавать события в календаре.
- Автоотписка при увольнении
- Статус «Уволен» должен автоматически удалять сотрудника из платной подписки.
- Дополнительно
- Синхронизация с бухгалтерскими системами (1С) для расчета зарплаты.
- Уведомления руководителям о рисках перегруза.
Эти изменения упростят управление ресурсами и сократят операционные затраты.
