Кейс сервиса WEEEK.
Юрий Толкачёв, занимающий пост операционного директора в бизнес-юните «Образование» девелоперской группы «Самолёт», поделился кейсом по оптимизации рабочих процессов. В рамках проекта он реализовал внедрение нового сервиса в подразделении численностью 80 сотрудников, что позволило вывести эффективность команды на новый уровень.
Функции бизнес-юнита «Самолет Образование»
Бизнес-юнит «Самолет Образование» является одним из направлений деятельности российской девелоперской группы «Самолет». Подразделение курирует создание и развитие образовательной инфраструктуры в жилых кварталах, строящихся компанией. В портфолию юнита входят частные школы и детские сады «Самолетум», современные дома культуры, благотворительные программы для муниципальных образовательных учреждений, а также специализированные IT-проекты.
Команда из 80 сотрудников работает над интеграцией образовательных объектов в жилые комплексы с целью повышения их привлекательности для целевой аудитории. Руководят направлением операционный директор Юрий Толкачёв, генеральный директор Алексей Гольдин и ментор Максим Спиридонов.
Инициатива развития образовательной вертикали возникла после анализа потребительского спроса: исследования показали, что 54% покупателей жилья «Самолета» — молодые семьи, для которых ключевым фактором выбора является наличие качественной инфраструктуры для детей. Это побудило компанию одной из первых на рынке сделать образовательные объекты конкурентным преимуществом своих проектов.
Школы «Самолетум» оснащены современными лабораториями, фитнес-залами с профессиональным оборудованием и отличаются продуманным дизайном пространств. Такая инфраструктура не только удовлетворяет потребности жителей, но и становится значимым фактором привлечения новых покупателей.
Особенности кастинга таск-менеджеров
Корпоративная культура «Группы Самолет» делает особый акцент на эффективном управлении проектами, контроле выполнения задач и операционной деятельности. Перед операционным директором Юрием стояла двойная задача: внедрить единые методологии и подобрать оптимальный инструмент для проектного управления внутри компании.
Работа без специализированного таск-менеджера затрудняла контроль бюджета и эффективности. Бизнес-юнит «Самолет Образование» включает множество направлений с динамично меняющимися целями и регулярным выводом новых продуктов. Команды использовали для управления разрозненные инструменты: Notion, личные задачники, Excel-таблицы. Это лишало руководство прозрачности процессов, единого контроля и целостной картины по проектам.
Стало очевидно, что необходим единый инструмент для консолидации, структурирования и координации работы всех сотрудников.
Дополнительным требованием стала поддержка разных методологий: строительные проекты требовали каскадного подхода (waterfall), в то время как IT-направлению нужна была гибкость (agile). Среди первоначальных кандидатов был, например, ClickUp, но он не подошел из-за англоязычного интерфейса — это создавало бы барьер для педагогов и воспитателей.
Юрий систематизировал поиск, составив длинный список систем, и провел жесткий отбор по ключевым критериям:
- Оплата со счёта компании
- Поддержка каскадных и гибких методик управления
- Русскоязычный интерфейс
- Удобство использования
- Наличие обучающих материалов
- Простота настроек
- Стоимость
Из первоначальных 50 систем в списке осталось 17 — были отсеяны медленные и заточенные только под agile-подход решения. Затем исключили еще семь зарубежных продуктов. В шорт-лист вошли 10 сервисов.
В течение недели Юрий тестировал оставшиеся системы, параллельно ведя в них три реальных проекта: запуск нового продукта (гибкая методика), строительство школы (каскадный метод) и разработку сайта с наполнением контентом.
В финал вышли четыре системы, три из которых были отклонены:
- Yandex Tracker: Отклонен из-за высокой стоимости и сложности самостоятельной настройки.
- Битрикс24: Предлагал обширный функционал (База знаний, CRM, портал), но требовал привлечения подрядчиков для настройки, был сложным для стартапа и дорогим.
- Корпоративная Jira: Не прошла отбор из-за сложного интерфейса, трудностей с настройкой и низкой производительности.
WEEEK стал выбором компании благодаря минималистичному интерфейсу, функциональности, возможности работать с разными методологиями и наличию встроенной Базы знаний.
Внедрение WEEEK
Процесс внедрения новой системы управления в «Самолете» реализовывался через работу как с командой, так и с руководством. Первоначально Юрий провел встречу с сотрудниками, подробно разъяснив функциональные возможности WEEEK и обязав фиксировать все задачи в системе.
Когда стало очевидно, что сотрудники продолжают работать в прежнем режиме, игнорируя новый инструмент, была организована специальная презентация с участием CEO WEEEK Ивана Мараховки. На ней акцентировали преимущества централизованного управления задачами, прозрачность процессов и единое рабочее пространство.
После этого были определены четкие сроки миграции, создан чат технической поддержки и проведено обучение по проектному управлению от Scrum-мастера. Это способствовало добровольному переходу сотрудников в WEEEK — их мотивировали функциональность системы и интуитивный интерфейс перемещения задач.
Несмотря на это, часть команды сопротивлялась изменениям. В ответ было введено строгое правило: отсутствие задачи в системе приравнивается к невыполненной работе. Параллельно Юрий подготовил аналитическую презентацию для генерального директора Алексея, где наглядно показал, что отсутствие планирования приводит к постоянной работе с срочными, но маловажными задачами.
Ключевым моментом стало донесение важности регулярного планирования, защиты проектов и проведения ретроспектив. WEEEK выступил не просто инструментом, а фундаментом для внедрения этой культуры управления.
Отставание сотрудников, не использующих WEEEK
Прозрачность процессов и соблюдение сроков оставались проблемой в одном из направлений «Самолет Образования», которое не сразу перешло на WEEEK. Для контроля ситуации Юрий начал еженедельно фиксировать статусы и процент выполнения проектов. Вскоре выяснилось, что некоторые задачи не обновлялись неделями.
Анализ показал две ключевые причины:
- Сотрудники избегали указывать на необходимость дополнительных ресурсов, что приводило к срыву сроков;
- Из-за отсутствия приоритизации команды переключались на срочные задачи, забывая о текущих проектах.
WEEEK позволил обеспечить прозрачность: CEO теперь видит актуальные статусы и может оперативно подключиться к решению проблем. На еженедельных встречах команду фокусируют на приоритетах и напоминают о заброшенных задачах. Это исключило «зависание» работы и обеспечило непрерывность процессов.
Результативность перехода на WEEEK
Полный переход команды на WEEEK занял два с половиной месяца. Результатом стало сокращение просроченных задач на 80%, а оставшиеся 20% касались незапланированных рисков и сроков. Управление проектами и развитие всех направлений бизнес-юнита стали полностью прозрачными.
Были внедрены дорожные карты проектов с привязкой к финансовым показателям, что упростило обоснование инвестиций перед советом директоров. Также стали отслеживать сложные метрики, например конверсию аренды жилья в покупку.
В рабочем пространстве «Самолета» организованы специализированные Канбан-доски:
Доска планирования для контроля объектов, запусков и закупок
Продуктовые доски с бэклогом, спринтами и статусами задач
Персональная доска CEO для встреч one-to-one и задач по эффективности
Ретроспективный бэклог с статусами «В работе», «Фокус», «Заблокировано»
Приоритет задач визуализируют цветовой системой: красный для срочных, зеленый для низкого приоритета. Для защиты информации используют ограничение доступа и приватные пространства для финансовых и стратегических задач.
Для строительных проектов применяют диаграмму Ганта, отражающую жёсткую последовательность работ по каскадной методологии.
База знаний интегрирована с рабочими процессами и содержит:
- Форму «Поделиться идеей» для сбора предложений
- Инструкции по адаптации новых сотрудников
- Централизованные ссылки на внешние ресурсы (например, Miro)
Система обеспечивает единое пространство для управления задачами, документами и коммуникацией, заменяя множество разрозненных инструментов.
Оценка перехода на WEEEK
«Самолет» осознает, что внедрение, поддержка и развитие системы управления — это критически важные и непрерывные процессы. Ключевая задача заключается не только в первоначальном запуске, но и в постоянном контроле, поддержании актуальности рабочего пространства и обеспечении его статуса как единого источника правды для принятия управленческих решений и оценки эффективности сотрудников.
Для дальнейшей оптимизации компания выделяет несколько приоритетных направлений развития:
- Внедрение очередей к функциям бэк-офиса. Это позволит клиентам «Самолета» получать услуги через единое окно: запрашивать юридические консультации, заключать договоры и оплачивать счета, что значительно повысит клиентский опыт и эффективность сервиса.
- Развитие инструментов для каскадного управления проектами (Waterfall). Текущий функционал требует доработки: сейчас при изменении сроков одной задачи связанные с ней задачи не обновляются автоматически. Их приходится корректировать вручную, что увеличивает трудозатраты и замедляет работу над проектами с жесткой последовательностью этапов.
- Развитие CRM-функциональности. Компания нуждается в более гибких настройках воронок продаж, возможности создавать произвольные (кастомные) поля и в улучшенной интеграции с платформой Webflow для более эффективного управления лидами и клиентскими journey.
Эти улучшения позволят вывести операционную эффективность, управление проектами и клиентский сервис на новый уровень.
