Средства электронного документооборота (EDMS)

Средства электронного документооборота (EDMS) как программное обеспечение

Средства электронного документооборота (EDMS) относят к разделу «Средства управления процессами организации» в Классификаторе программ для электронных вычислительных машин и баз данных. Официальное определение Минкомсвязи – «Программное обеспечение, которое должно предоставлять возможность управления различными видами документов, обеспечивать создание, изменение, хранение, передачу, обмен, согласование, в том числе между различными субъектами, поиск документов на протяжении всего их жизненного цикла – от создания до их уничтожения».

Сотрудники могут тратить до 30% своего времени на поиск информации, что снижает их производительность и эффективность. Система электронного документооборота (СЭД) – это программное обеспечение, которое централизованно хранит и систематизирует документацию в одном цифровом репозитории.  Цель EDMS – предоставить возможности структурированного и безопасного цифрового хранения,

Программные решения EDMS объединяют все текущее управление бизнес-документами в единую централизованную систему электронных записей, размещаемую в облаке для удобства и легкого доступа или на сервере.

Преимущества использования средств электронного документооборота (EDMS)

Основные преимущества:

• Меньше места для хранения. Затраты на хранение бумажных документов могут занимать от 5% бюджета. 
• Резервное копирование/восстановление документов. Хранение физических документов не только дорого стоит, но и рискованно. Пожар, наводнение, землетрясение или другое стихийное бедствие могут уничтожить многолетнюю ценную информацию и нанести серьезный ущерб бизнесу. Сохраняя свои документы в электронном виде в системе управления документами, особенно в облачной и удаленной, можно избежать этой проблемы и легко создавать резервные копии и защищать свою информацию.
• Улучшает рабочие процессы. Поскольку система действует как простой в использовании централизованный репозиторий, сотрудники могут быстро находить то, что им нужно, легко обмениваться файлами и с первого взгляда определять, насколько актуален документ. Это упрощение помогает им тратить время на более важные задачи.
• Безопасность. EDMS хранит все в одном централизованном месте и предотвращает доступ к нему неавторизованных пользователей. Большинство программ EDRMS позволяет администратору устанавливать разные разрешения доступа.

Тенденции использования EDMS

Ключевые тенденции:

• Ожидается, что мировой рынок систем управления документами вырастет с 5,5 млрд. долларов в 2020 году до 12,94 млрд долларов к 2027 году.
• За последние несколько лет влияние облачных вычислений полностью изменило индустрию DMS, и ожидается, что использование облачных приложений будет только расти. Учитывая прогнозируемый объем рынка облачных вычислений, который к 2028 году достигнет 791,48 млрд. долларов США, организации начнут активнее переходить на облачные решения.  
• Рост степени защиты документов. Киберзащищенное программное обеспечение для управления документами и упреждающая стратегия могут помочь предотвратить атаку, воспрепятствовать ей, если она произойдет, уменьшить связанные с ней потери и обеспечить соблюдение нормативных требований.

ТОП – 5 ПО «Средства электронного документооборота (EDMS)»

Основное ПО дано в таблице.

ТОП – 5 ПО «Средства электронного документооборота (EDMS)»

Подробнее о программном обеспечении вы можете узнать в каталоге.