Системы электронного документооборота

Системы электронного документооборота как программное обеспечение

Системы электронного документооборота относят к разделу «Офисные приложения» в Классификаторе программ для электронных вычислительных машин и баз данных. Официальное определение Минкомсвязи – «Программное обеспечение, которое должно предоставлять возможность управления различными видами электронных документов, обеспечивать создание, изменение, хранение, передачу, обмен, согласование, в том числе между различными субъектами, поиск документов на протяжении всего их жизненного цикла».

В РФ два официальных определения электронного документа:

1. В законе об информации, IT и защите информации определение электронного документа раскрывается через понятие информации, зафиксированной в цифровой форме и представленной в человеко-читаемом виде, а также пригодной для обработки в информационных системах и рассылки по глобальным/локальным сетям.
2. Верховный Суд уточнил, что электронный документ – это такой документ, который изначально был создан и подписан в электронной форме без предварительного составления на бумаге.

Первой задачей систем электронного документооборота (СЭД реже СЭДО) является минимизация количества операций с документами на бумажных и других аналоговых носителях.

Современные СЭД обладают обширным функционалом и связаны с несколькими близкими понятиями:

• Системы автоматизации делопроизводства и/или документооборота (САД, САДД, САДО) обеспечивают регистрацию входящей/исходящей документации, а также учет вынесенных по ней решений и отчетов об исполнении. В САД заносятся полные реквизиты документов и их содержательная часть, которая может быть представлена в формате электронного документа, текстового/табличного файла или оптической копии (образа, скана) бумажного оригинала. САД хранит данные о делах, к которым относится документ, позволяет находить документы по реквизитам, просматривать их полную историю и переходить к связанной с ними информации, создавать архивы. В ряде случаев САД может считаться улучшенным вариантом традиционной системы документооборота, что особенно актуально для компаний, не прошедших цифровизацию. Зачастую функционал САД является частью возможностей СЭД.

• Электронный архив или система хранения электронных документов. Некоторые источники упоминают сходное понятие ERMS (electronic record management systems – системам управления записями). Поскольку многие документы организации являются юридически значимыми, т.е. порождают правовые последствия, к ним предъявляются определенные требования по оформлению и содержанию, которые устанавливаются в нормативно-правовых актах: законах, ГОСТ, постановлениях правительства, приказах министерств и ведомств.

Регламентируется не только составление документов, но и правила их хранения, чтобы обеспечивалась достоверность, сохранность и неизменность документов. В частности, в электронный архив передаются только подлинники. Формально скан-копии бумажной документации, находящиеся в файловом хранилище (не считается архивом), на момент написания этих строк, не имеют юридической силы и не заменяют подлинники. Однако есть законодательные инициативы, связанные с решением этой проблемы.

Рассказывая об электронных архивах, имеет смысл упомянуть о ретроконверсии и потоковом сканировании документов, которые поддерживаются многими СЭД. Ретроконверсия – это промышленная технология оцифровки информации на бумажных носителях с формированием базы данных.

• Электронный документооборот (ЭДО реже СЭДО) – это технология, позволяющая обмениваться юридически значимыми документами с контрагентами и госорганами. В отличие от СЭД, которая отвечает за “внутренние взаимодействия” при работе с документами в организации (включая филиалы и партнерские сети), ЭДО предназначена для обеспечения “внешнего” документооборота.
• Система управления электронными документами (EDMS – Electronic Document Management System или DMS), название которой иногда переводят как СЭД, хотя есть более подходящий термин СУД. Её основная функция – управление электронной информацией в рамках рабочего процесса организации. В связи с EDMS часто упоминаются Workflow-системы. С их помощью автоматизируются не отдельные виды работ, а бизнес-процессы организации в целом. При этом работа пользователя с документами формализована: установлен порядок заполнения документа сотрудниками, есть сроки и этапы обработки документов, контроль исполнителей, напоминания, анализ эффективности и т.д.
• Системы управления корпоративными информационными ресурсами (ECM – Enterprise Content Management) – это совокупность программных и технических решений, которая позволяет поддерживать неструктурированную информацию компании, состоящую из различных типов данных, во время всего её жизненного цикла.  Несмотря на то, что в литературе СЭД и ECM довольно часто отождествляются, СЭД можно назвать подсистемой ECM, т.к. документы являются только частью контента, который генерируют компании.
• Система управления бизнес-процессами (BPM-система или BPMS – Business Process Management System) – это совокупность программного обеспечения, которое предназначено для практической реализации концепции процессного управления бизнесом, а также содержит функционал для моделирования процессов компании и автоматизации их исполнения. BPM-системы позволяют контролировать все этапы работ и быстро вносить улучшения.

В основе BPM-концепции лежит понимание компании как системы взаимосвязанных процессов, такая “декомпозиция” помогает сделать работу бизнеса прозрачной, более предсказуемой и управляемой.

На рынке отчетливо прослеживается восходящий тренд на 2023-2024 годы, заключающийся в сращивании функционала СЭД/ECM и BPM-систем в платформы для цифровой трансформации бизнеса.

Этот тип ПО поможет перейти от работы со структурированными данными, что свойственно СЭД, к созданию разнообразных приложений, объединяющие работу с контентом, данными, бизнес-процессами и аналитикой в едином контуре автоматизации.

Описания близких к СЭД систем приведены в порядке повышения их функциональности и сфокусированы на различных аспектах обращения документов. Обилие наименований и разночтений вызвано тем, что представленные на рынке СЭД программные продукты, имеют длительную историю эволюции и в настоящее время включают в себя функционал для выполнения нескольких типов задач.  Возможности СЭД растут. Добавляются опции, а простые сервисы (приложения) объединяются в цифровые платформы. Таким образом, официальное определение СЭД, данное в Минкомсвязи, подходит для всех вышеупомянутых типов программного обеспечения. Однако сейчас СЭД, помимо всего перечисленного в определении, имеют большое количество дополнительных опций.

В настоящее время в Реестре отечественно ПО зарегистрировано порядка 200 программ, относящихся к системам электронного документооборота. К 2024 году многие юридически значимые документы окончательно утратят бумажные носители и полностью перейдут в электронный формат, что станет драйвером роста для рынка СЭД.

Функционал систем электронного документооборота:

• Регистрация и внесение данных, а также поддержка бумажного документооборота.
• Возможности аннотирования документов и совместной работы с ними.
• Инструменты для коммуникации между сотрудниками.
• Мониторинг версий и подверсий документов.
• Работа с файлами различных форматов.
• Хранение электронных документов и оптических копий бумажных документов.
• Поиск и анализ информации.
• Средства автоматизации бизнес-процессов.
• Разграничение доступа к информации и управление правами пользователей для обеспечения достаточного уровня информационной безопасности.
• Управление потоками информации (Workflow): определение маршрутов документов внутри организации, контроль за движением, сроками и исполнением документов.
• Управление проектами и сотрудниками, в том числе постановка задач и контроль их выполнения.
• Интеграция с прикладным программным обеспечением и внешними информационными системами.

Преимущества использования систем электронного документооборота

Ключевые преимущества программного обеспечения, относящегося к системам электронного документооборота:

• Снижение затрат на бумагу, обслуживание копировально-множительной техники, оплату почтовых услуг.
• Уменьшение расходов на хранение архива, т.к. количество бумажных документов сокращается. Оставшиеся незаменимые бумажные документы оцифрованы, а подлинники нужны редко и могут храниться вне офиса.
• Централизованное хранение документов облегчает поиск нужной информации, позволяет отслеживать все версии документов, избегать дублей, устанавливать порядок и сроки обработки /движения документов.
• Экономия времени и удобство согласования, корректировки, подписания документов и соответственно уменьшение количества ошибок и повышение производительности труда.
• Информационная безопасность, т.к. снижается риск утечки информации или ее утраты.
• Прозрачность делопроизводства и контроль за действиями сотрудников, мониторинг исполнения документов и бизнес-процессов компании.
• Уменьшение упущенной выгоды за счет своевременного заключения договоров, а также уменьшение пеней, штрафов и неустоек из-за потерянной/ неправильно оформленной/ несвоевременно подписанной документации.

ТОП – 5 ПО «Систем электронного документооборота»

Основные программы представлены в таблице.

ТОП – 5 ПО «Систем электронного документооборота»

С основным ПО данной категории можно ознакомиться в нашем каталоге.