ТОП-10 программ электронного документооборота (СЭД) для организаций в 2024 году

Фото: gorodnabire.ru

Оглавление

1. О системах ЭДО (СЭД).

2. Критерии выбора систем электронного документооборота. Как снизить риск выбрать «не тот» сервис.
3. Обзор СЭД (ЭДО).

Выводы

Ведение документооборота может превратиться в головную боль из-за бесконечного потока бумаг, которые все время куда-то теряются, требуют их перемещения с места на место, покупки бумаги и картриджей. А если точно подсчитать затраты, то получится немалая сумма. Чем больше компания, тем сложнее управлять документами. В небольших компаниях масштабы скромнее, но вопросы экономии стоят более остро.

Согласно исследованию Gartner, от 80% до 95% текущих данных компании хранятся на бумаге и на локальных компьютерах. Опять же, согласно другому исследованию Gartner, в среднем, 25% документов хранятся в электронной системе не структурировано, и сотрудники тратят 60% своего времени на поиск этих документов. Все эти проблемы приводят к росту издержек компании на 2 -15%.

Малому и среднему бизнесу системы СЭД необходимы не меньше, чем крупному. В обзоре рассмотрены возможности и особенности систем электронного документооборота, приведены ТОПовые системы ЭДО для того, чтобы МСБ могли выбрать лучший сервис.

О системах ЭДО (СЭД)

Система ЭДО – это программное обеспечение, используемое для хранения, отслеживания, редактирования и распространения документов и данных в цифровом формате.  Система электронного документооборота (СЭД) – это высоко структурированный и надежный электронный инструмент, который управляет всем спектром документации, используемой организацией.

СЭД выводит стратегию управления документами на новый уровень, конвертируя бумажные файлы в электронный формат и централизует документооборот организации. Система управления документами относится к защищенному электронному хранению. Все документы – цифровые и отсканированные бумажные могут быть зарегистрированы, проиндексированы, заархивированы, извлечены, размечены и совместно использоваться с помощью зашифрованных прав доступа.

Как минимум, СЭД должна улучшить рабочие процессы за счет определенных функций автоматизации и возможности легко оцифровывать бумажные документы. Эти возможности означают, что организация может получить единый и последовательный поток информации, который улучшает все, от совместной работы и коммуникации до заполнения типовых форм и отчетов. ЭДО обычно используют для следующих целей:

• Для хранения файлов и управления ими. Вы и ваши сотрудники используете СЭД как электронный шкаф для хранения документов. Вы сканируете бумажные документы в систему и храните цифровые документы. Преимущество перед традиционными процессами заключается в том, что индексация и фильтры позволяют быстрее находить и использовать нужные документы.
• Для управления рабочими процессами и процессами утверждения. Кадровые и другие документы могут быть просмотрены, утверждены и перемещены, при этом оставаясь в безопасности. Любые типовые процессы можно автоматизировать и освободить кучу времени.
• Для создания документов. Системы ЭДО обычно содержат готовые шаблоны и позволяют создавать свои. Это очень упрощает процесс работы.
• Для удаленной работы. Системы электронного документооборота делают документы доступными для сотрудников, где бы они ни работали.

Независимо от отрасли, инвестирование в систему СЭД дает целый ряд преимуществ:

1. Помогает улучшить организацию труда.

Система электронного документооборота создает четкие, упорядоченные правила для документов, которые охватывают весь спектр операций, от повседневных форм, таких как пакет счетов, до менее используемых, но важных документов, таких как годовые контракты с поставщиками.

2. Способствует лучшему сотрудничеству.

Отделы вашего предприятия не существуют в вакууме – вам необходимо тесное сотрудничество как внутри отделов, так и между ними. СЭД позволяет наладить пути прохождения документов и автоматизировать типовые операции.

3. Защищает важные документы.

С устаревшей системой управления документами вы можете столкнуться с риском несоблюдения нормативных требований безопасности для вашей отрасли и защиты конфиденциальной информации. Таким образом, важно убедиться, что ваша система может правильно обрабатывать и хранить любые конфиденциальные документы, относящиеся к клиентам, сотрудникам, заинтересованным сторонам и вашей интеллектуальной собственности.

С системой ЭДО вы будете иметь возможность определять, кто может получать доступ к определенным файлам и обмениваться ими. Система электронного управления документами позволяет полностью контролировать каждый документ, в том числе то, кто его просматривает или редактирует.

4. Экономит время.

Благодаря подробной, простой в использовании системе электронного документооборота с надежной функцией поиска сотрудники могут найти нужный документ за считанные секунды. Сокращается время и на создание, отправку документов.

5. Экономит деньги.

Изучив список преимуществ, вы можете заметить, что все они имеют нечто общее: все они в конечном итоге приводят к финансовой экономии.

Использование системы электронного документооборота не только экономит ваши деньги в повседневной работе, но и со временем высвобождает ресурсы и может помочь вам привлечь новых клиентов.

Наконец, вам не нужно беспокоиться о потерянных документах, таких как  счета-фактуры поставщика или платежи клиентов, которые напрямую связаны с вашими финансовыми операциями. Благодаря тому, что эти документы надежно хранятся и легко доступны, вы можете гарантировать, что входящие средства постоянно обновляются, а исходящие платежи происходят вовремя. Вы не получите штрафы за просрочку платежа.

Критерии выбора систем электронного документооборота. Как снизить риск выбрать «не тот» сервис

Выбор правильной системы электронного документооборота начинается с понимания проблем и потребностей:

• Вам нужен способ организации файлов и контроля доступа для удаленных сотрудников?
• Вы хотите отказаться от бумажных документов?
• Есть ли необходимость в новых рабочих процессах или нужно упорядочить существующие?
• Сколько людей будет пользоваться ЭДО. Это для всех, или это будет ограничено небольшой группой или отделом?
• Вы слишком много тратите времени и денег и хотите сэкономить?
• Вы хотите облачную или локальную систему? Если вы предпочитаете использовать локальную систему, подумайте, есть ли у вас бюджет на новое оборудование (при необходимости) и есть ли у вас персонал для управления системой. Может ли поставщик ПО оперативно устранить неполадки.

Определите три-пять основных потребностей. Если вы раньше этого не делали, то узнаете – зачем вам ЭДО и какие проблемы оно закроет.

А вот если у вашей компании есть проблемы, перечисленные ниже, вам действительно стоит подумать об автоматизации с помощью СЭД:

• существует большой поток входящей, исходящей и внутренней документации, обработка которой занимает много времени;
• принятие решений становится очень медленным из-за долгого прохождения документов;
• увеличивается количество отчетных форм;
• есть проблема информационной безопасности компании.

Какие функции следует искать в СЭД, чтобы выбрать именно ваш сервис:

• Полная интеграция с вашими существующими системами.
• Простота создания документов.
• Оцифровка бумажных документов.
• Отправка отчетов контролирующим органам. Соответствие требованиям ФНС. Надежные операторы ЭДО для юридически значимого документооборота есть на сайте ФНС.
• Архивация и фильтрация для поиска.
• Подробная история редактирования.
• Возможности быстрого обмена документами.
• Функции безопасности.
• Возможности автоматизации рабочего процесса – маршрутизация, утверждение, отправка.
• Аналитическая отчетность.

В конце концов, если у вас есть гора бумажных документов, вы хотите оптимизировать бизнес-процессы в компании и ищете инструмент для повышения эффективности сотрудников – вам точно нужна система управления документами.

Обзор СЭД (ЭДО) 

Системы СЭД различаются по объему и размеру, предлагают различные функции и имеют свои преимущества и недостатки. Мы представили вам ведущие системы ЭДО, для того, чтобы облегчить выбор. Базовый функционал, описанный выше, есть у всех сервисов, дополнительный указан в таблице.

ТОП систем электронного документооборота

Выбирайте ту систему электронного документооборота, которая подходит по функционалу, тарифу и особенностям.

Выводы

Инвестиции в систему управления документами – это больше, чем просто повышение производительности. Подумайте о расходах на бумагу, расходах на принтер, затратах на пространство и на рабочую силу. По самым скромным подсчетам на бумагу вы потратите 250 рублей в месяц, на печать 500 листов из пачки – 2000 руб. (4 рубля стоит печать 1 документа по подсчетам Контур Диадок). Это уже 2250 рублей без учета доставки документов и оплаты труда. В год эта сумма составит 24000 рублей, что ниже годового тарифа многих сервисов. С учетом расходов на заработную плату выгода становится более чем очевидной. 

Кроме того, с помощью ЭДО вы можете уменьшить количество ошибок до 30% благодаря управлению версиями и отслеживанию изменений документов. 

Подключение к СЭД избавит вас от проблем с лишними затратами, потерями и низкой скоростью работы. Выбор лучшего сервиса электронного документооборота – современное решение не только для крупного бизнеса, но и для МСБ.