Что такое ERP системы: зачем нужны и как выбрать. Плюсы и минусы топовых систем

 

Оглавление

1.Определение ERP системы. Для чего используется ERP система

2.Из чего состоят ERP системы. Модули ERP системы

3.Алгоритм создания ERP. Этапы ERP

4.Какие преимущества получает предприятие от внедрения ERP

5.Критерии выбора ERP систем

6.Обзор ERP систем

Выводы

 

Многие компании еще не знают, что такое ERP-системы и зачем они используются. В основном, их применяют крупные предприятия, а малый и средний бизнес упускает возможности оптимизации с помощью ERP. Что такое ERP и зачем она нужна, как выбрать лучшую систему вы узнаете из статьи.

Кроме того, в нашем обзоре представлены ТОП ERP – систем, которые доказали свою эффективность.

 

Определение ERP системы. Для чего используется ERP система

Программное обеспечение для планирования ресурсов предприятия (ERP) используется для управления повседневной деятельностью компании. Оно помогает управлять такими функциями, как бухгалтерский учет, человеческие ресурсы (HR), закупки, отношения с клиентами (CRM), цепочка поставок, производство, проектирование, техническое обслуживание, проекты, обслуживание и многое другое.

Это интегрированная система, а не отдельное программное обеспечение, разработанное для конкретных бизнес-процессов. С ее помощью вы можете собирать, хранить, управлять и интерпретировать данные от различных бизнес-единиц.  ERP используется для автоматизации процессов бэк-офиса и оптимизации связанных рабочих процессов. ERP помогает управлять бизнес-процессами различных отделов и функций через централизованное приложение. 

Компании переходят на ERP по трем основным причинам:

•         Для интеграции финансовых данных. Финансовые службы имеют свой собственный набор показателей выручки, продажи – другой набор данных, а в итоге у разных бизнес – единиц могут быть свои варианты отчетности. ERP создает унифицированную версию, собирая данные в единую систему.
•         Стандартизация производственных процессов. Стандартизация процессов и использование единой интегрированной компьютерной системы может сэкономить время, повысить производительность и сократить численность персонала.
•         Стандартизация кадровых процессов.  В компаниях с несколькими бизнес – подразделениями у HR может не быть единого простого метода для отслеживания рабочего времени сотрудников и ведения документооборота. ERP может это исправить.

Виды ERP можно сгруппировать следующим образом:

1.     Локальная ERP. Локальная ERP-система находится на сервере. Первоначальные вложения в обычную ERP довольно высоки, но это компенсируется повышенной безопасностью и правом собственности.  Коробочные ERP – решения обычно более популярны среди крупных компаний.
2.     Облачная ERP. Облачная ERP  – это тип развертывания ERP, который позволяет компаниям централизованно управлять данными через подключение к Интернету. Другими словами, ваш поставщик ERP несет ответственность за бесперебойную работу этой системы, и контролирует ее через свой сервер.  Стоимость инвестиций в облачную ERP-систему намного ниже, чем в локальную ERP-систему. Пользователи несут накладные расходы в виде абонентской платы. Облачные ERP-решения более популярны среди малого и среднего бизнеса.

1. Универсальная ERP. Многие коробочные и облачные ERP-решения универсальны. Они адаптируются к процессам разных сфер деятельности. Эти решения имеют широкие возможности настройки и интеграции для соответствия различным отраслевым требованиям. 
2. ERP с открытым исходным кодом. Решения ERP с открытым исходным кодом предоставляют компаниям гибкость в разработке и интеграции своих приложений в ERP. Для разработчиков открытый исходный код повышает удобство использования и принятие пользователями, потому что ERP может создавать настраиваемые процессы.
3. Вертикальная ERP. Это отраслевые ERP. Разработчиками таких ERP являются стартапы или небольшие компании, которые пытаются сосредоточиться на какой-либо нише, такой как строительство или розничная торговля. 
4. ERP для малого бизнеса. Это готовые облачные или локальные ERP-решения. Часто такая ERP представляет собой модульную систему с ограниченным функционалом. Вместо системы с полным комплектом модулей, ERP для малого бизнеса обслуживают один или два бизнес-процесса и не учитывают прочие. К примеру, в системе есть только функции управления персоналом и бухгалтерского учета, с дополнительно настраиваемыми опциями для CRM, управления запасами или цепочкой поставок. Иногда ERP для малого бизнеса также называют облегченной ERP.

Из чего состоят ERP системы. Модули ERP системы

Перечислим основные модули, которые можно найти в любой ERP-системе.

Бухгалтерский учет

Модуль учета управляет всем входящим и исходящим денежным потоком. Модуль помогает компаниям обрабатывать различные бухгалтерские операции, такие как расходы, балансы, сверка банковских счетов, составление бюджета, налоговое управление и т. д. Самое главное, что компания может составлять финансовую отчетность с помощью всего нескольких щелчков мышью в этом модуле.

CRM

Модуль CRM (Управление взаимоотношениями с клиентами) помогает улучшить показатели продаж за счет лучшего обслуживания клиентов и построения постоянных отношений с клиентами. Модуль помогает компаниям отслеживать и собирать подробную информацию о своих клиентах, включая историю их общения, звонков, встреч, прошлых покупок и т. д.

HRM

Модуль HRM (Human Resource Management) помогает повысить эффективность работы отдела кадров. Модуль помогает компаниям управлять кадровыми документами, движением, эффективностью сотрудников, такими как аттестация, описания должностей, KPI, посещаемость, отпуск и многое другое. Управление заработной платой – одна из наиболее важных функций в модуле HRM, которая предназначена для управления заработной платой, командировочными расходами и компенсациями.

Продажи

Этот модуль предназначен для обработки рабочего процесса продаж, такого как запросы на продажу, предложения, заказы и счета-фактуры. Интеграция модулей продаж и CRM может ускорить цикл продаж и принести компании большую прибыль.

Инвентаризация

Модуль инвентаризации предназначен для отслеживания и управления запасами в компании. Кроме того, он также включает в себя мониторинг уровней запасов, планирование заказов, прогнозирование покупок и создание отчетов о запасах. Многофункциональная ERP-система позволяет интегрировать инвентаризацию со сканерами штрих-кода или SKU. Модуль инвентаризации более эффективен, если интегрирован с модулем закупок.

Закупки

Этот модуль управляет процессами закупки товаров. К ним относятся список поставщиков, запросы предложений и анализ, заказы, складской документооборот. Этот модуль можно интегрировать с модулем инвентаризации для оптимального управления запасами. В модуле настраивается автоматический заказ поставщику, когда запасы снижаются до минимально допустимого уровня.

Производство

Этот модуль работает для повышения эффективности производственных процессов, таких как: планирование продукции, маршрутизация перемещения материалов, ежедневный мониторинг производства и ведомость расхода материалов. Усовершенствованная система ERP позволяет интегрировать производственный модуль со сканерами штрих-кода или RFID.

В дополнение к этим основным функциям существуют более продвинутые платформы ERP, которые включают бизнес-аналитику, управление активами и электронную торговлю. Модульная конфигурация ERP позволяет скомпоновать ее под свои потребности или установить целиком для охвата всех важных бизнес – процессов предприятия.

 

Алгоритм создания ERP. Этапы ERP

Необходимые этапы внедрения ERP:

•         Предварительная оценка: этот этап начинается, когда компания решает перейти на систему ERP. Оценивается реальная потребность в системе и те проблемы, которые необходимо устранить с ее помощью.
•         Бюджетирование.  Более половины внедрений ERP превышают бюджет.  Хорошей отправной точкой является предположение, что стоимость внедрения ERP потребует, как минимум, 1% годовой валовой выручки предприятия.

Затем вы должны включить все перечисленные факторы в свой бюджет внедрения, чтобы избежать скрытых затрат: апгрейды оборудования/сети (они будут намного выше, если вы внедряете локальную систему), плата за обучение, настройку и консультации, лицензия или абонентская плата, оплата рабочего времени сотрудников. 

Сумма, которую вы можете рассчитывать заплатить за ERP, будет варьироваться в зависимости от ряда факторов, начиная от размера бизнеса, требований и количества пользователей.

•         Оценка и выбор ERP. Системы не одинаковы, у каждой есть свои преимущества и недостатки. Этот процесс должен исключить те ERP, которые не соответствуют потребностям и бизнес-процессам компании.
•         Настройка на сервере или облачной версии. Возможна собственными силами или с помощью поставщика системы.
•         Тестирование. Тестирование покажет слабые места и позволит устранить недоработки.
•         Обучение конечных пользователей: это этап, на котором пользователя системы обучают тому, как ее применить на практике. Каждый сотрудник проходит обучение работе, которую собирается выполнять.
•         Пост-реализация: текущая эксплуатация и постоянная поддержка системы. На этом же этапе производятся необходимые улучшения и обновления.

В основном, обновления программы происходят автоматически в облачной версии, а для локальной поставляются разработчиком.

 

Какие преимущества предприятие получает от внедрения ERP

С развитием цифровизации многие компании ищут решения для планирования корпоративных ресурсов.  Согласно последним статистическим данным,  81% крупных мировых компаний находятся в процессе внедрения ERP или успешно внедрили ее. Они никогда бы не подумали о внедрении ERP, если бы системы не имели преимуществ для их бизнеса.  Отдельно отметим, что возможности ERP пригодятся не только крупному, но и МСБ, работающему в производственной сфере, ритейле, логистике. Давайте разберемся в преимуществах ERP-системы для вашего бизнеса:

·         Оптимизация эффективности

Системы планирования ресурсов предприятия служат для упрощения различных бизнес-процессов, выполнение которых вручную требует много времени и усилий. Повторяющиеся задачи, такие как инвентаризация, назначение задач сотрудникам, контроль рабочего времени, распределение заработной платы, создание финансовых отчетов, – все это может выполняться автоматически.

Автоматизируя процессы, ваши сотрудники могут сосредоточиться на своих основных задачах. Например, отдел маркетинга может собирать ежедневные данные о трафике, не запрашивая их у ИТ-команды, бухгалтерия может создавать отчеты, связанные с реализацией, не полагаясь на менеджеров по продажам.

ERP-системы также обеспечивают быстрый доступ к данным для менеджеров и заинтересованных сторон компании. Лица, принимающие решения, могут отслеживать ключевые показатели эффективности через панель управления. Все необходимые данные могут быть сгенерированы в режиме реального времени.

·         Улучшение сотрудничества в команде

Внутрифирменное  сотрудничество – важная и часто необходимая часть бизнеса. Система ERP устраняет барьеры между отделами компании. С данными, хранящимися в централизованном и согласованном программном обеспечении ERP, отдел может получить доступ к данным из других отделов. SaaS или облачная ERP может расширить существующее межгрупповое сотрудничество в нескольких офисах в разных городах через Интернет.

·         Снижение эксплуатационных расходов

Системы ERP также помогают компаниям экономить на эксплуатационных расходах. Поскольку большая часть операционной деятельности автоматизирована, можно надлежащим образом предвидеть различные сбои, задержки и поломки. Всю сложную работу можно выполнить быстрее, что сократит время выполнения заказа. Компании также могут сократить трудозатраты, поскольку решения ERP берут на себя множество повседневных задач.

·         Повышение безопасности данных

Решения ERP имеют средства контроля для предотвращения утечки данных.  Администраторы, отвечающие за управление данными компании, могут предоставлять сотрудникам ограниченные права доступа. Например, финансовые аналитики могут скрывать некоторые важные данные, предоставляя сотрудникам разрешение на просмотр ограниченных финансовых результатов.

Администраторы также могут быстро отключить доступ уволенных сотрудников и предоставить доступ новым. Решения ERP также показывают действия пользователей, поэтому администраторы могут легко идентифицировать несанкционированные действия или подозрительные модели активности в системе.

•         Прогнозирование

Инструменты отчетности ERP используют аналитику, основанную на данных. ERP с инструментами бизнес – аналитики используют машинное обучение и алгоритм прогнозирования, которые позволяют выстраивать годовые и долгосрочные прогнозы.

 

Критерии выбора ERP систем

Если у вас уже установлена ERP – система, то оцените, нужна ли вам новая ERP или просто обновление. Сегодня многие ERP-решения построены по модулям. Вы можете просто интегрировать модуль, например, расчет заработной платы, с текущими приложениями. Таким образом, вы минимизируете перерыв, связанный с установкой и затраты. Но, если ERP-система старше десяти лет, возможно, стоит ее заменить. Основные критерии выбора ERP-систем:

·         Соответствие индивидуальным потребностям

У каждой компании разные задачи и потребности. Хорошее программное обеспечение ERP можно адаптировать к уникальным потребностям каждого бизнеса. Убедитесь, что вы понимаете проблемы, с которыми сталкивается ваш бизнес, и сопоставьте их с теми решениями, которые предлагает поставщик программного обеспечения.

·         Жизнеспособность компании – разработчика и отзывы

Узнайте подробную информацию о своем поставщике, в том числе об опыте предоставления ERP-решений для различных предприятий. Кто клиенты разработчика? В каких отраслях они работают? Какой опыт работы у поставщика ERP-системы? Не забывайте об отзывах, их можно посмотреть на сайте или связаться с теми, кто работает с конкретным ПО. 

·         Поддержка

Поддержка является важным элементом на каждом этапе проекта, который состоит из: анализа требований, планирования проекта, реализации, конфигурации, обучения, текущей поддержки и сервисного обслуживания. Убедитесь, что с вашим поставщиком можно легко связаться, когда в системе ERP возникают проблемы или когда у вас есть какие-либо вопросы, связанные с системой.

·         Интеграция и настройка

Хорошее программное обеспечение ERP легко настраивается и интегрируется с другими программами. Даже если сейчас вам не понадобится интеграция или дополнительные настройки, это должно быть реализуемо в будущем из-за изменения бизнес – потребностей. По мере роста бизнеса потребности становятся все более сложными.  Убедитесь, что выбранное программное обеспечение ERP легко адаптируется к масштабу вашего бизнеса.

·         Процесс реализации

Одним из основных факторов, которые необходимо учитывать при выборе программного обеспечения ERP, является продолжительность внедрения. Срок внедрения ERP обычно зависит от того, сколько корректировок необходимо внести. Чем больше настроек, тем дольше процесс внедрения. Внедрение облачной ERP, как правило, происходит быстрее и проще, чем коробочной. 

·         Расчет бюджета

Программное обеспечение ERP, предлагающее более низкие затраты, может минимизировать расходы вашей компании. Но с другой стороны, относительно недорогое программное обеспечение может потребовать более длительного процесса внедрения, и результат будет менее эффективным. Нужно изучать кейсы, примеры внедрения, запрашивать расчеты о возможной экономии и сопоставлять со своими планами.

 

Обзор ERP систем

Рассмотрим популярные ERP с доказанной эффективностью:

•         Платформа управления бизнесом Oracle ERP Cloud – это комплексное решение, которое предоставляет пользователям интегрированную систему для крупных предприятий, от телекоммуникационных и торговых фирм до фармацевтических и производственных компаний. Оно поставляется с функциями финансового планирования, инструментами управления рисками, возможностями выполнения проектов, а также опциями мониторинга соответствия. Кроме того, Oracle ERP Cloud также предлагает пользователям модуль управления производительностью, который поможет оценить продуктивность вашего предприятия и определить, как улучшить общие операции.
•         1С  ERP –многофункциональный российский софт с высокой адаптивностью. Предлагает надежный набор функций, которые решают вопросы финансового управления, управления человеческими ресурсами, управления цепочкой поставок, продажами и совместной работы. 

•    Галактика ERP – российская разработка, учитывающая особенности отечественного бизнеса и финансовой отчетности. Включает все основные модули, хорошо масштабируется и автоматически обновляется с выходом новых версий.
•         SAP ERP – платформа, которую используют более 200 000 компаний по всему миру, включает функции управления цепочками поставок и взаимоотношений с клиентами и может интегрироваться с различными приложениями и модулями для других бизнес-процессов. Помимо хорошо масштабируемого интерфейса, эта платформа уникальна еще и тем, что ее можно развернуть локально, в облаке или в качестве гибридной модели.

В таблице представлены плюсы и минусы топовых систем.

ТОП систем ERP

№ п/п	Наименование	Основной функционал	Плюсы	Минусы	Тарифы
	Oracle Cloud ERP	Управление производством и цепями поставок. Проектное управление. Финансовое планирование и учет. Аналитика по всем системам предприятия	Предиктивное планирование Встроенный искусственный интеллект Легкая модернизация и адаптация под потребности	Тариф и стоимость лицензии нужно запрашивать отдельно Потребует серьезной подготовки сотрудников и много времени на комплексное внедрение	Цена по запросу
	1С  ERP	Весь комплекс операционного управления: производство, закупки, склад, управление ремонтами, продажами, затратами, себестоимостью.  Функционал CRM, Управление финансами, бюджетирование, казначейство. Совместимость с 1С-8.	Более 50 отраслевых решений Корпоративное сопровождение Быстрый переход от других поставщиков Международный финансовый учет Интеграция с системой «Честный знак»	Высокая стоимость	Коробочная версия от 432 000 руб. Облачная – от 1000 руб. за сеанс.
	Галактика ERP	Планирование производства, материально-техническое обеспечение, логистика и контроллинг. Логистика склада, управление поставками. Управление кадрами. Бухгалтерский и финансовый учет.	Интеграция с любым ПО Финансовый анализ и бюджетирование	Тариф и стоимость лицензии нужно запрашивать отдельно	Цена по запросу
	SAP ERP	Управление логистикой закупок. Управление маркетингом и продажами. Бухгалтерский и финансовый учет. Бизнес – аналитика. Отраслевые решения.	ИИ, машинное обучение и расширенная аналитика Специальные решения для малого и среднего бизнеса	Тариф и стоимость лицензии нужно запрашивать отдельно	Цена по запросу

 

Перед тем, как сделать окончательный выбор, проведите сравнение ERP. Все поставщики дают бесплатные консультации и предоставляют демо – версии системы.

Выводы

Ведение бизнеса вручную или устаревшими методами только оставит ваш бизнес позади. Если другие владельцы бизнеса автоматизировали свои операции, то почему этого не сделали вы?

ERP помогает упростить различные сложные процессы, повысить эффективность, снизить затраты и оптимизировать производительность вашего бизнеса. Это применимо к предприятиям любого размера; маленьким, средним и большим. В условиях все более жесткой деловой конкуренции вы должны быть в состоянии идти в ногу с постоянно меняющимися технологическими тенденциями. А для этого вам нужны возможности ERP.