Организация процессов обслуживания систем безопасности распределенных объектов заказчика с помощью Okdesk - Marketing Tech
Конференция по маркетингу и управлению репутацией - 23 апреля 2024, Астана, офлайн/онлайн - УЗНАТЬ ПОДРОБНОСТИ

Организация процессов обслуживания систем безопасности распределенных объектов заказчика с помощью Okdesk

Онлайн сервис: Okdesk

Изображение предоставлено системой Okdesk с сайта https://okdesk.ru/,

Организация процессов обслуживания систем безопасности распределенных объектов заказчика с помощью Okdesk

Кейс о внедрении help desk системы Okdesk для автоматизации работы компании по обслуживанию систем безопасности на удаленных объектах.

Заказчик проекта: ООО «ЭБРО-СБ» – компания, занимающаяся проектированием, инсталляцией, обслуживанием и ремонтом системы безопасности на территориально распределенных объектах.

Задачи проекта:

  •     создать удобный выездной сервис;
  •     снизить издержки;
  •     сделать рабочие процессы прозрачными;
  •     обеспечить контроль качества.

Предпосылки автоматизации процессов обслуживания и ремонта СБ

Клиентские объекты находятся на территории ряда федеральных округов. Также территориально распределены сотрудники, а посещение объектов требует времени из-за серьезных расстояний. Нужно отслеживать эффективность работы сотрудников в регионах и факты посещения объектов. Ряд из них требуется обслуживать в течение недели за несколько посещений. На клиентских объектах стоят сложные системы безопасности, сотруднику требуется в заявке иметь информацию о системе, объекте, сути заявки.

Изображение предоставлено системой Okdesk с сайта https://okdesk.ru/

Поддержание работоспособности систем безопасности обязательно для корпоративных клиентов ЭБРО-СБ. В договоре они прописывают требование к системе управления заявками и нужно соблюдать эти условия.

До внедрения «Окдеск» никакие системы учета заявок не применялись. Выбором сервиса занимался генеральный директор и в итоге остановился на Okdesk, так как система оказалась удобной и подходила по функционалу.

Изображение предоставлено системой Okdesk с сайта https://okdesk.ru/.

Автоматизация обслуживания систем безопасности с удобной системой help desk

Заявки в систему поступают от диспетчеров и заказчиков, а далее распределяются на сотрудников. Доступ разграничен. Сотрудники заказчика могут просматривать, как ведется регулярная работа, и решаются инциденты. Когда работы по заявке завершаются, в ней прикладываются подписанные документы. Под каждый вид оборудования настроены чек-листы, факт посещения объекта фиксируется в системе.

 Заказчики сразу положительно приняли изменения, а вот с сотрудниками пришлось провести работу, в том числе с применением административных методов воздействия.

 Система была адаптирована под сценарии работы компании, в том числе статусы и типы заявок, виды неисправностей, регламенты, маршрутизация, итоги работы, чек-листы и SLA. До внедрения системы Okdesk коммуникации с клиентами занимали много времени, сейчас оно сократилось до минимума, так как все отражено в системе.

Результат проекта использования Okdesk и перспективы развития

Okdesk помог оптимизировать операционные затраты и нагрузку и освободить ресурсы. Используются следующие модули: SLA, отчетность, документация, обратная связь, мобильное приложение, автоматические правила. По итогам проекта:

  • Увеличилась выработка, и производительность за счет сокращения времени на внутренние коммуникации.
  • Оптимизирована операционная нагрузка, а ресурсы освобождены для других работ.
  • Заказчики и компания работают в едином рабочем пространстве с прозрачной системой работы с заявками.

«ЭБРО-СБ» планирует и дальше использовать удобную help desk систему Okdesk, увеличивая количество используемых функций, в том числе интегрировать ее с системами заказчиков.